En el mundo empresarial actual, el volumen de documentación gestionada en papel que necesita ser digitalizada sigue siendo muy alto, especialmente en áreas como Recursos Humanos, gestión de la logística, envíos y recepciones de pedidos, etc.
Muchas empresas enfrentan el desafío de manejar grandes volúmenes de documentos físicos, lo que conlleva costes elevados para su posterior digitalización, procesado y archivado para su uso en el gestor documental corporativo.
Aquí es donde entran en juego nuestra solución de digitalización, combinando puestos de escaneo integrados con la potente herramienta DocuWare, que utiliza tecnología de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para obtener información del contenido de los documentos y los prepara para transformar la forma en que se gestiona la documentación.
¿Cómo saber si necesito un Gestor Documental inteligente?
Si actualmente la gestión documental en tu empresa se enfrenta a estos pain points, entonces sería una buena oportunidad de mejorar el proceso con un sistema automatizado:
• Los documentos han de ser clasificados manualmente: cada documento ha de ser revisado manualmente para identificar su tipología y clasificarlo según corresponda.
• Los metadatos han de ser extraídos manualmente: los empleados deben de escribir manualmente los metadatos asociados a los distintos documentos.
• El proceso de digitalización y subida de documentación requiere conocimiento especializado de los distintos documentos para reconocer los datos relevantes y que tendrán que guardarse.
Además, en este otro artículo te explicamos la importancia de la digitalización para el ahorro de tiempo y costes.
Beneficios de DocuWare con Puestos de Escaneo Integrados
• Velocidad y agilidad a la hora de disponer de la documentación: escanea y procesa documentos al instante, reduciendo tiempos de espera.
• Centralizar el proceso de trabajo: simplifica la gestión al tener un único punto de contacto para toda la validación y procesado de los documentos escaneados.
• Estandarización de procesos: asegura consistencia en la calidad de los documentos digitalizados y sus metadatos al independizar la validación y procesado de los múltiples orígenes.
• Gestión de permisos y roles: controla quién puede acceder y gestionar la documentación, mejorando la seguridad.
Caso de éxito de digitalización documental automatizada
En uno de nuestros clientes, la implementación de la digitalización inteligente con DocuWare, ha permitido que con un solo puesto de escaneo digitalicen más de 30.000 documentos en un solo año, llegando a más de 300.000 páginas digitalizadas.
Todo esto extrayendo metadatos de los documentos, validando que sean correctos y archivándolos para que puedan estar accesible por los trabajadores.
Por qué implementar tu nuevo gestor documental con Brait
Nuestro servicio es versátil y se adapta a las necesidades de cada cliente. Ofrecemos una implementación completa, donde la empresa cliente puede gestionar todo el proceso de escaneo, validación y archivado de principio a fin, utilizando nuestros puestos de escaneo y la plataforma DocuWare.
Alternativamente, nuestros expertos en gestión documental en Brait pueden encargarse de configurar la validación y archivado, permitiendo que el cliente se enfoque solo en el escaneo.
Esta flexibilidad asegura que cada empresa pueda optimizar su flujo de trabajo de acuerdo con sus recursos y necesidades, garantizando eficiencia y seguridad en la gestión documental.
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