VIM Central Reporting es es una infraestructura de OpenText Vendor Invoice Management (VIM) for SAP Solutions que da acceso a distintos tipos de informes ofreciendo capacidades avanzadas de análisis sobre el rendimiento del proceso de gestión de facturas con el objetivo de optimizar el flujo de trabajo de VIM.
A través de paneles interactivos y reportes detallados, las empresas pueden obtener información valiosa sobre métricas clave, como por ejemplo:
• Tiempos de procesamiento (como el tiempo promedio de aprobación de las facturas), volumen de facturas procesadas;
• Porcentaje de facturas pagadas a tiempo;
• Cuellos de botella en el flujo de trabajo;
• Cumplimiento de SLA;
• Número de cambios en documentos y veces que se ha accedido.
• Rendimiento de proveedores.
Esta información permite identificar áreas de mejora, optimizar recursos y establecer estrategias más efectivas para la gestión financiera.
Tipos de informes de VIM Central Reporting
Más concretamente, podemos encontrar los siguientes informes:
Summary Report: ofrece un resumen de todos los documentos procesados a través de VIM.
Central Audit Report: es una versión reducida de VIM Analytics (VAN). La principal diferencia con VAN es que sirve como único punto de acceso en un escenario de múltiples backends.
Key Process Analytics Report: informa de datos clave del proceso de VIM como las cantidades acumuladas de todos los documentos en el flujo de trabajo DP, en estado aparcado y en estado contabilizado.
Dispone de paneles de informes individuales que ofrece datos como:
- Pasivo total: los importes que superan determinados umbrales (personalizados) aparecen resaltados en naranja o rojo.
- Facturas procesadas / en curso: si el número o el porcentaje de documentos procesados o en curso supera determinados umbrales (que se pueden estipular de forma personalizada), las celdas correspondientes se resaltan en naranja o rojo.
- Channel Analysis: visión general de las facturas VIM por canal.
- First Pass: monitor de visión general de las facturas las facturas VIM que pueden contabilizarse sin excepciones (facturas First Pass). Si el número o el porcentaje de facturas First Pass es inferior a determinados umbrales, las celdas correspondientes se resaltan en naranja o rojo. Esto también se puede personalizar.
- Principales Excepciones por recuento: se pueden ver las excepciones más frecuentes durante el proceso VIM.
- Principales Proveedores por importe: visión general de los proveedores con el mayor importe de compra, basado en el importe bruto de todas las facturas VIM.
Exception Analysis Report: informa de todos los elementos de trabajo con excepciones. Permite buscarlas, controlar la frecuencia con que ocurren, localizar empresas o proveedores que causan más excepciones, etc.
Productivity Report: informa sobre la productividad y actividades de los usuarios/roles. Entre los datos principales que se pueden consultar están los tiempos de procesamiento, tiempos de espera medios por usuario/rol, comparación de la productividad de un periodo con otro, elementos reservados y en proceso, número medio de cambios (por factura), así como un detalle de los documentos procesados por un único usuario/rol.
Aging Report: permite controlar la antigüedad de los documentos y elementos de trabajo en el sistema, es decir, documentos que no se han contabilizado y siguen estando en curso, documentos e ítems de trabajo aún en proceso (agrupados por tipo de documento y por rol).
Otras formas de visualizar y analizar datos en VIM
VIM Analytics: aunque se considera una herramienta a parte, VIM Analytics (VAN) es también una forma de reporting y que facilita un detalle de las facturas de proveedores. Dispone de una lista de campos de selección para filtrar facilitando al usuario la búsqueda de un DP concreto, el seguimiento del estado, la comprobación de las excepciones activadas, el conocimiento del agente actual y la visualización de los documentos adjuntos de una factura o facturas. Además, las facturas contabilizadas tanto desde SAP como VIM pueden visualizarse y seguirse en VIM Analytics. En este artículo, te explicamos en detalle qué es y para qué sirve VIM Analytics.
KPI Dashboard: permite a los gestores visualizar rápidamente gráficos con los datos de los procesos de VIM. Son muy útiles en la gestión del rendimiento ya que habilitando varios filtros se puede consultar el número de facturas procesadas y sus importes, facturas tramitadas o aprobadas con retraso, el número de ocurrencias de clases de excepción (o sea, errores, discrepancias, duplicaciones, etc., que bloquean la automatización) y el Exception Free Rate (facturas que se procesan sin necesidad de intervención manual).
Brait: implementadores expertos de OpenText VIM para SAP
En resumen, OpenText VIM for SAP Solutions, complementado con VIM Central Reporting, no solo automatiza y mejora la eficiencia del procesamiento de facturas, sino que también proporciona herramientas analíticas esenciales para la toma de decisiones estratégicas, fortaleciendo la posición financiera y operativa de las empresas. El análisis de estos datos es una forma de sacar el máximo partido de la herramienta, identificando los puntos de bloqueo, errores y los problemas más comunes en el procesamiento de facturas. De esta forma, se pueden tomar acciones correctivas que mejoren tanto el proceso en si mismo, como para optimizar los costes del departamento Financiero derivados de errores y del trabajo manual.
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