Si lo que queremos es optimizar le proceso de facturación, sin duda, hay que definir cuál es el usuario indicado al que enviarle la factura. Para ello, utilizamos los roles de VIM. Los roles de VIM se refieren a la agrupación de usuarios de acuerdo con su actividad dentro de la compañía, sobre todo, teniendo en cuenta las necesidades del proceso de las facturas.
Roles de VIM y Reglas de Negocio
En un post anterior hablábamos de las Reglas de Negocio, que consisten en una secuencia de chequeos aplicados sobre los datos de la factura. Estos chequeos se aplican en orden de relevancia, de mayor a menor gravedad de la incidencia que impide la contabilización de la factura, y cuando una Regla de Negocio no se cumple, se genera una excepción a resolver y se notifica a los usuarios correspondientes.
Es en este momento, en el que los Roles VIM se vuelven relevantes. Cuando una factura necesita que se corrija o añada un dato para poder contabilizarse es necesario que llegue al usuario adecuado para hacerlo directamente. Y para eso se definen los Roles y se asignan a los diferentes grupos de usuarios. Los grupos de usuarios más comunes (o roles) suelen coincidir con los diferentes departamentos dentro de las compañías, como pueden ser “Cuentas a pagar”, “Compras”, “Almacén”, etc.
Además, se pueden definir roles para tareas específicas.
Los roles se usan para que las facturas con “excepciones a resolver” se asignen a los usuarios adecuados, ya que cada Regla de Negocio tiene asociado un rol inicial al que se enviará la factura en caso de que dicha regla genere una excepción.
La asignación de roles se puede hacer agrupando usuarios y asignándoles los roles en función de una sociedad, un proveedor, una planta… O, mediante una función que determinará al usuario según los parámetros deseados.
Por ejemplo, el rol de “AP_PROCESSOR” puede estar asignado a un grupo del equipo de cuentas a pagar dependiendo de la sociedad. Es decir, que para cada sociedad hay un grupo de usuarios con este rol que recibirán en su buzón de entrada las facturas de dicha sociedad con excepciones cuyo rol inicial sea “AP_PROCESSOR”.
De esta manera, las excepciones relacionadas con “Compras” o “Almacén” irán directamente a usuarios de esos roles que son los idóneos para resolverlas y así se optimiza el recorrido de la factura evitando además que quede atascada en el usuario incorrecto o incapaz de hacerla avanzar para que se pueda contabilizar.
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