La ley para la factura electrónica salió en Polonia en el año 2021. La normativa se desarrolla con base a un modelo centralizado, donde se contempla la obligación de enviar todas las facturas al sistema nacional de facturación electrónica donde se les aplica un sello unico: el KSeF (Krajowy System e-Faktur), disponible desde 2022 para uso voluntario y testeo (hasta que la ley sea vigente). A raíz de las numerosas sugerencias realizadas durante este periodo y a los múltiples fallos encontrados en el sistema en las consultas públicas llevadas a cabo en 2024, se ha decidido actualizar la estructura FA.
Novedades KSeF Polonia (sistema nacional de facturación electrónica)
Ante este contexto, la regulación del Ministerio de Hacienda de fecha 27 de diciembre de 2021 sobre el uso de KSeF se derogará y se reemplazará con una nueva, que incluirá regulaciones sobre:
- Códigos QR.
- Acceso de autorización en dos pasos para las facturas.
- Regulaciones sobre certificados internos.
- La presentación del plazo de pago.
- Introducción de un nuevo rol en el nodo Podmiot3 (entidad 3) – empleado (una solución importante para identificar los gastos delos empleados).
- Un aumento en el número de caracteres posibles en el campo P_7 (nombre de bienes o servicios).
- Soluciones dedicadas a las Unidades de Gobierno Local y Grupos de IVA.
- Se contempla también añadir una nueva funcionalidad para que se puedan enviar adjuntos al KSeF.
- Se permite la modalidad offline hasta finales de 2026.
El Ministerio de Hacienda ha puesto a disposición del público este FAQ, en el que se dan respuesta a muchas de las cuestiones que surgen a raíz de estos nuevos cambios.
Entre otros, se confirma que el nuevo formato KSeF scheme FA(3) se liberará para consulta pública en otoño de este año.
Además de todas las sugerencias recibidas a raíz de la consulta pública, se ha realizado una auditoría en la que se han revelado irregularidades de la arquitectura de IT, que afectaban al rendimiento, así como a la seguridad, dando lugar a una alta tasa de fallos, baja capacidad de mantenimiento, y problemas con el desarrollo del futuro sistema y su recuperabilidad. Es debido a todo ello que se ha tomado la decisión de reconstruir la arquitectura del sistema desde cero, gracias a la contratación de un equipo de especialistas que mejorará la confiabilidad, seguridad y funcionalidad del sistema.
Fechas de la Factura Electrónica / implementación del KSeF - Polonia
Según el Ministerio de Hacienda, se espera que dichos cambios sean beneficiosos para los contribuyentes. Por tanto, ante este nuevo panorama, las nuevas fechas previstas para la implementación del KSeF de forma obligatoria son:
- 1 de febrero de 2026: para empresarios con ventas superiores a 200M de PLN/año.
- 1 de abril de 2026: extensión a todas las empresas.
Modelo, formato y otros requerimientos de la Factura Electrónica en Polonia
Modelo y plataforma de intercambio: Centralizado. A través de la plataforma nacional KSeF.
Formato: UBL 2.1 - UN/CEFACT CII – PEPPOL BIS 3.0.
Archivado: 10 años.
Firma electrónica/ eSignature: No obligatoria.
Reporting: Obligatorio. A partir de la fecha de implementación de la nueva normativa ,el tax reporting/declaración de IVA será solamente electrónico.
Desde Brait, os seguiremos informando de las novedades sobre la Factura Electrónica en Polonia y otros países, pero si tienes alguna duda, no dudes en contactarnos, estaremos encantados de presentarte nuestra solución de factura electrónica en SAP, Invictia by Brait.
