Las ventajas del uso de DocuWare como gestor documental son numerosas para los distintos departamentos de la empresa, independientemente de la industria que se trate. Como tal, contar con DocuWare para la gestión de hoteles, puede ser clave para mejorar y agilizar los procesos de los mismos.
Los hoteles manejan un alto volumen de papel, en muchos casos sin ningún tipo de procedimiento, lo que supone un trabajo extra que podría ser fácil de solucionar con un gestor documental adecuado.
DocuWare como gestor documental en hoteles
Como hemos comentado anteriormente, los hoteles pueden gestionar un gran volumen de papel a diario. Esto supone una gran carga de trabajo, poca trazabilidad, y errores humanos difíciles de detectar.
Esta carga de trabajo puede suponer un rechazo inicial de los jefes de departamento a posibles cambios. Sin embargo, soluciones como DocuWare pueden ayudar a la gestión óptima los retos que supone la gestión de:
- Pedidos de compra.
- Contratación (RRHH).
- Check-in manual y en papel.
De esta forma, no sólo se optimizarán los procesos previamente mencionados, sino que se liberarán recursos para que puedan emplear su tiempo en otras tareas.
Cómo mejorar la gestión de pedidos de compra con Docuware:
- Reto:
- Distintos jefes de departamento.
- Se pueden crear por diferentes vías.
- Desconocimiento por parte del departamento de Administración de lo que se ha pedido.
- Solución:
- Creación de formulario con pedido.
- Se configura un workflow de aprobación de pedidos (definido en base al coste del pedido).
- Cuando se aprueba, Administración tiene una lista donde se quedan pendientes de recibir albaranes y facturas.
- Resultado:
- No hay pérdidas y se comprueban todas las facturas.
Cómo mejorar el proceso de contratación con DocuWare
Son múltiples las ventajas del uso DocuWare en el departamento de RR.HH.:
- Reto:
- No se cuenta con una base de datos clara de CV.
- Se hacen varios contratos a lo largo del año a los mismos empleados.
- Almacenaje en papel.
- Solución:
- Formularios para la creación de contratos.
- Control de firmas.
- Formato digitalizado con seguridad legal.
- Base de datos de CV para la búsqueda rápida de candidatos.
- Resultado:
- Proceso más ágil.
Cómo mejorar el proceso de check-in, y cómo hacerlo sin contacto:
- Reto:
- Proceso rápido y ágil de check-in.
- Comodidad.
- Gran cantidad de papel (se imprime la reserva).
- Almacenaje de papel.
- Solución:
- Workflow de tareas entre reservas y Front Office.
- Firma digital, segura y legal: firma remota o biométrica.
- Administración puede acceder a toda la documentación.
- Resultado:
- Proceso ágil, legal y óptimo para el cliente, así como para el propio hotel.
Resultan obvias las ventajas del uso de DocuWare en cada uno de los procesos mencionados anteriormente. Hoteles como Meliã Hotels International, Hotel Safary, Marbella Club, Rosewood Villa Magna de Madrid y Hoteles Viva han gestionan todos estos procesos con DocuWare de forma efectiva, segura y ágil.
Como partners de DocuWare, desde Brait estaremos encantados de poder ayudarte a mejorar los procesos de tu hotel. Contáctanos, y solicita una demo sin compromiso.
