La gestión de contratos es una parte fundamental de la administración de una empresa. Contar con una correcta gestión de contratos permite a las empresas asegurar que están cumpliendo con todos los requisitos establecidos en los contratos, así como minimizar el riesgo de incumplimiento. OpenText Extended ECM facilita la gestión de contratos al permitir gestionar todo el proceso de contratación desde el propio gestor: solicitud de un nuevo contrato, generación del contrato (documento), envío, firma y seguimiento.
Solicitud y / o aprobación de nuevos contratos
Gracias a los potentes workflow de ECM Extended es posible establecer flujos de aprobación si el proceso de contratación lo requiere, pudiendo, incluso, establecer diferentes niveles de aprobación basados en algún metadato asociado a la contratación como, por ejemplo, el precio.
Fácil creación de contratos a través de plantillas
Es posible cargar en el gestor las diferentes plantillas de contrato que suelen usarse en la compañía para que en el momento de crear un nuevo contrato sea posible seleccionarla de una forma rápida y sencilla. Solo será necesario incluir la información relativa al contrato que se va a gestionar y ya estará listo para enviar a firmar.
Firma digital integrada en el gestor
En Brait hemos desarrollado un módulo integrado completamente en Extended ECM que permite el uso de firma electrónica remota y biométrica cumpliendo completamente la ley Europea eIDAS.
La integración de esta firma electrónica en el gestor documental agiliza aún más el proceso de contratación, ya que la firma se podrá completar sin necesidad de salir del gestor. Al terminar la elaboración del contrato, es posible solicitar la firma del mismo. El sistema cogerá de forma automática la información de los firmantes y se lo enviará por correo electrónico para que puedan firmarlo. Una vez se hayan completado las firmas, se actualizará automáticamente en el sistema sin necesidad de que un usuario lo cargue de forma manual.
Intercambio de documentación
Puede darse el caso de que sea necesario realizar cierto intercambio de documentos con proveedores antes de realizar la contratación. Por ejemplo, pueden enviarnos diferentes propuestas económicas. Extended ECM permite, gracias a su integración con Core Share, que este intercambio pueda realizarse directamente en el gestor, facilitando el acceso a personas ajenas a la organización que no cuentan con usuario en el gestor. Permite el envío de un enlace para que accedan al espacio correspondiente y depositen la documentación. Los permisos con los que cuentan estos usuarios son establecidos por el usuario del gestor que les facilita el acceso y pueden estar limitados en un periodo de tiempo.
Informes de contratos
Para poder tener un mayor control de la situación actual de los contratos almacenados en el gestor es posible establecer informes. Estos informes pueden mostrar todos los metadatos asociados a los contratos y permiten filtrar por columnas o realizar búsquedas. Además, estos informes se pueden visualizar tanto desde el gestor como exportar a CSV o Excel.
Recordatorios para la expiración de contratos
Con el objetivo de poder tener un mayor control sobre los contratos que van a expirar y así planificar con tiempo su renovación, Extended ECM permite desarrollar flujos de avisos de expiración de contratos para que los responsables de los contratos reciban un aviso por correo electrónico, por ejemplo, 45 días antes de que expire.
Estas, son sólo algunas de las funcionalidades de Extended ECM, pero sus capacidades van más allá, permitiendo optimizar todos los procesos de RR.HH. entre otros.
Si piensas que todas estas funcionalidades podrían ayudarte a mejorar los procesos de documentales de tu empresa, no dudes en contactarnos y nuestros consultores te podrán guiar sobre cuál es el producto que más se adapta a vuestras necesidades y la mejor forma de implantarlo.
