En multitud de posts y webinars publicados en nuestro blog habéis podido comprobar cuáles son las utilidades y ventajas que nos proporciona OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM), y cómo con las nuevas versiones del producto aparecen nuevas funcionalidades que brindan al departamento de Cuentas a Pagar una mayor agilidad en la gestión de las facturas de compra de la empresa, automatizando procesos que resultarían mucho más lentos y laboriosos. Es por ello, que cabe hacerse la pregunta de qué pasará con este departamento cuyas funciones se ven afectadas, para bien, con las nuevas tecnologías.
El futuro de los departamentos de cuentas a pagar
Empezaremos diciendo que gracias a la tecnología, hoy en día, los trabajadores de AP pasan más tiempo trabajando ante un ordenador en lugar que con facturas en papel.
Pero, ¿cómo será el papel de los AP Processors en los próximos 10 años si todo el proceso se termina automatizando?
Este proceso de automatización de cuentas a pagar no es un lujo sólo para las grandes empresas, sino que las pequeñas y medianas empresas pueden acceder a las mismas funciones con herramientas rentables.
Algunos de los resultados de la automatización de AP es que se reducen costes y mejora la eficiencia del departamento, por lo que este se vuelve un equipo más estratégico y basado en datos.
Estas automatizaciones y nuevas formas de trabajar como con los datos en la nube nos hacen tomar nuevas medidas de seguridad y mejorar otras, haciendo que las cuentas por pagar estén al día con las nuevas amenazas de seguridad, realizar las conciliaciones bancarias diarias, utilizar canales de comunicación más seguros con el proveedor/vendedor, y ser los primeros en notar si algo va mal para avisar al departamento contabilidad, IT, FI.
Todo esto indica que el rol de AP se transformará pasando a ser:
- Más funcional, responsable de explicar a negocio los informes y hacer recomendaciones de cómo mejorar.
- Más ágil y digital, por lo que habrá más tiempo para analizar datos y buscar oportunidades de crecimiento.
- Más proactivo que reactivo, identificando los problemas potenciales y evitando que tengan lugar o se conviertan en importantes.
Impacto de la automatización del departamento de Cuentas a Pagar
Esta automatización del departamento de Cuentas a Pagar se podrá notar en:
- Una menor entrada de datos manual, evitando así errores.
- Aumento del flujo de información al poder obtener informes en tiempo real.
- Alertas automáticas, notificaciones, recordatorios que permitirá a los empleados de Cuentas a Pagar señalar problemas, incluido el fraude facturas.
Viendo el constante cambio que está experimentando Cuentas a Pagar con la digitalización y la automatización de los procesos de la gestión de las facturas es necesario que el departamento también cambie adaptándose a los nuevos tiempos:
- Se deben de diversificar las habilidades de los empleados a mayor digitalización de Cuentas a Pagar.
- Remodelación de Cuentas a Pagar en los análisis de datos, almacenamiento en la nube, seguridad de datos, consultas de pagos…
- Los profesionales de Cuentas a Pagar deben estar dispuestos a aprender nuevas habilidades tecnológicas para prepararlos para convertirse en socios estratégicos.
Desde Brait, podemos ayudar a en la gestión del cambio para implementar nuevas tecnologías como OpenText Vendor Invoice Management que ayudarán a las empresas a dar el salto a una mayor productividad y aprovecharse de todas las ventajas que supone automatizar el proceso de Cuentas a Pagar.
