Si ya estás utilizando Vendor Invoice Management by OpenText para la gestión de facturas de proveedores en tu empresa, es probable que ya estés familiarizado con la validación OCR. Este proceso es esencial para validar la información contenida en las facturas que llegan en formato PDF y asegurarse de que se procesen de manera correcta.
Recientemente OpenText ha lanzado una nueva aplicación que pretende simplificar y mejorar este proceso: se trata de la nueva aplicación de FIORI “Capture Validation Workplace”. A continuación, exploraremos las ventajas y desventajas de ambas soluciones, y cómo la nueva aplicación ha sido implementada con éxito en uno de nuestros clientes, Delivery Hero.
¿Qué es la validación OCR?
Antes de adentrarnos en las soluciones de OpenText, es importante explicar qué es la validación OCR en el flujo de VIM y para qué sirve. La validación OCR es un proceso mediante el cual se verifica que la información extraída por el software de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) coincide con la información que aparece en la factura. Este proceso es importante por dos razones:
- Para garantizar la exactitud de los datos extraídos y por lo tanto para el correcto procesamiento de la factura a posteriori.
- Para entrenar al software de OCR utilizando el aprendizaje automático (machine learning).
Validation Client for SAP Solutions
Hasta hace poco tiempo, la única herramienta disponible de OpenText para realizar la validación OCR en VIM era el programa "Validation Client for SAP Solutions".
Este software debe ser instalado en el escritorio de cada usuario para poder utilizarlo, lo que resulta en un proceso tedioso y complicado de administrar para los responsables del sistema. Además, el Validation Client requiere que los usuarios inicien sesión de SAP en el propio programa cada vez que quieran utilizarlo, lo que podía generar retrasos y molestias en el proceso de validación.
Así es como se ve la interfaz de usuario del programa:
Otro aspecto a considerar es que el software no permite seleccionar específicamente qué factura necesita ser validada, ya que los documentos llegan al validador de forma secuencial en orden de llegada.
La nueva Fiori APP: Capture Validation Workplace
Para solucionar estas desventajas, OpenText ha desarrollado una nueva aplicación de Fiori llamada “Capture Validation Workplace”. Esta aplicación permite realizar la validación OCR directamente desde SAP FIORI, sin necesidad de instalar ningún software en el escritorio de los usuarios. Esto facilita la administración del sistema y permite una mayor eficiencia en la validación OCR. Además, la nueva aplicación ofrece otras ventajas, como una mayor capacidad de procesamiento, mayor facilidad de uso y la posibilidad de seleccionar la factura que queramos validar.
Antes de acceder a la APP podemos fácilmente ver cuántas facturas pendientes de validación tenemos:
Tras haber seleccionado el documento que queremos validar, así es como se vería la interfaz de validación OCR de una factura de proveedor en la nueva aplicación de Fiori:
Comparativa entre ambas soluciones
A continuación, presentamos una tabla comparativa entre la "antigua" solución de Validation Client for SAP Solutions y la nueva solución de Fiori Capture Validation Workplace:
Implementación exitosa en Delivery Hero
En Brait estamos siempre buscando nuevas formas de mejorar la experiencia de nuestros clientes en sus procesos de gestión de facturas de proveedores. Uno de los casos en los que hemos implementado la nueva APP de FIORI “Capture Validation Workplace” ha sido en Delivery Hero, uno de nuestros clientes en el sector de food delivery que utiliza SAP únicamente a través de Fiori.
El equipo de Brait, conjuntamente con Pawan Kumar desde el equipo de Finance Systems en DH, trabajó duramente para asegurar que la integración se completara sin problemas y sin interrupciones para negocio.
El testimonio del Senior Manager de Finance Systems de Delivery Hero, Olivier Yernaux, resalta la relevancia de la experiencia y conocimiento de Brait en la implementación de la nueva aplicación de FIORI, como afirma Olivier:
"Brait nos ha aportado mucho valor recomendándonos y asesorándonos en la implementación de esta nueva aplicación de FIORI, lo cual ha mejorado considerablemente la experiencia de usuario en el proceso de validación OCR en VIM".
Esta nueva herramienta ha sido muy bien recibida por los clientes de Brait, al permitirles llevar a cabo un proceso de validación OCR más rápido y eficiente.
Si quieres saber más, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
