Son muchas las empresas que sufren multitud de ineficiencias en cuanto a su gestión de aprovisionamiento y su proceso de integración en cuentas a pagar. Es lo que llamamos el proceso P2P (Procure to Pay por sus siglas en inglés), y el gran reto es ser capaz de identificar los puntos de mejora que nos permitan optimizar el proceso, y apoyarnos en las soluciones tecnológicas apropiadas.
Este fue el objetivo estratégico que se propuso nuestro cliente Abertis, y en esta entrada queremos hablaros del éxito que supuso para esta compañía el resultado del trabajo de análisis de sus procesos internos, el efecto de implementar una solución global con la que abordaron las mejoras identificadas, y cómo se apoyaron en el uso de la factura electrónica para optimizar la gestión de los documentos recibidos de sus proveedores.
Abertis es una corporación española líder en la gestión de infraestructuras. Es la primera concesionaria de autopistas en España y el primer operador mundial por número de kilómetros gestionados en países de Europa e Iberoamérica.
Retos en el proceso P2P de Abertis
Abertis hizo un gran trabajo de análisis interno para identificar los retos y, por tanto, los objetivos que tenían que alcanzar para superarlos:
- Planificación de compras: gestión de la planificación de gastos en SAP mediante el plan de compras.
- Simplificación de los circuitos de compras: descentralización del proceso de compras en las áreas técnicas y adopción de circuitos de aprovisionamiento que simplifiquen el proceso.
- Aceptación del servicio: mejora del proceso de aceptación de material / servicio y reducción del plazo de entrega del proceso, eliminando el uso de papel y el intercambio de documentación.
- Gestión de facturas de proveedores: automatizar tareas administrativas, reducir el tiempo de contabilización de facturas, y aprovechar las oportunidades y ventajas que ofrece la facturación electrónica.
Objetivo
La principal iniciativa con la que abordaron todos estos retos fue la implantación de un modelo de digitalización global, que fuera capaz de establecer unas directrices y mejores prácticas a nivel de procesos que fueran replicables en todo el grupo a nivel internacional.
Desde Brait tuvimos la suerte de acompañarlos en el proceso de definición con el que abordaron la optimización de la gestión de las facturas de proveedores, y se plantearon los siguientes objetivos:
- Preparar el sistema para la integración automática de factura electrónica.
- Reducir los rechazos de documentos.
- Reducir el tiempo de gestión de facturas.
- Prevenir los pagos fuera de plazo.
- Promover la aceptación del servicio / material antes de que llegara la factura.
- Proveer de información a las áreas operacionales.
La implantación de la factura electrónica de forma obligatoria es algo que se está extendiendo en todo el mundo, lo que supone una gran oportunidad para las empresas para, además, automatizar el procesamiento de dichas facturas.
La oportunidad reside en los grandes beneficios que supone, siendo algunos de ellos:
- Reducción del extravío de facturas.
- Mejora de flujo de caja.
- Reducción de tiempo de aprobación.
- Mejor calidad de los datos.
- Reducción de costes en la gestión de dichas facturas.
- Cumplimiento normativo.
En el caso de Abertis, supieron aprovechar esta oportunidad para automatizar y centralizar sus procesos de compras con una solución que fuera escalable para todo el grupo:
Por un lado, optaron por apoyarse en plataformas de digitalización locales que les permitiesen cubrir las necesidades de reporte legal propias de cada país. Estas plataformas son las encargadas de centralizar la recepción de los documentos de los proveedores en cada localización, y a su vez son responsables de digitalizar y transmitir las facturas al sistema SAP de Abertis.
Una vez los documentos ya están digitalizados e integrados en SAP, para cubrir todo el proceso de gestión y contabilización de las facturas Abertis apostó por la solución Vendor Invoice Management by OpenText.
Con esta solución Abertis cubría la automatización y el control de todos los procesos de verificación, contabilización y aprobación a los que son sometidos sus documentos antes de ser liberados para el pago:
Los resultados
Son numerosos los beneficios obtenidos gracias a la implementación de la solución:
- Implantación de un modelo industrial global válido para todo el grupo.
- Flujo de trabajo de los documentos de compra integrado en el sistema.
- Mayor implicación de las áreas técnicas y operativas mediante el uso de SAP Fiori.
- Registro automático de facturas y reducción del tiempo de tramitación (responsabilidad clara y fácilmente abordable).
También se ha ganado control:
- Reducción de trabajo manual y mayor aumento de la productividad.
- Facturas archivadas y aprobadas en el sistema (se elimina el uso del papel).
- Fácil seguimiento y trazabilidad de todo el ciclo de la factura.
- Visibilidad de backlog.
En números (en menos de un año):
- Contabilización automática de facturas:
+15% del total de facturas. - Facturas que coinciden con la Recepción de Mercancías:
64% de coincidencia. - Días de procesamiento de facturas (recepción vs contabilización):
-2,2 días de media. Se ha pasado de una media de 5 días a una media de 2,8 días. - Tiempo medio en la gestión de excepciones:
se ha reducido 4,5h, de 6 horas a 1,5.
La clave del éxito de este proyecto es la adaptación de las soluciones a las normativas legales de cada país, así como el entendimiento del proceso de negocio de Abertis y sus retos concretos.
Este proyecto se ha ido desplegando a lo largo de los últimos 3 años en países como Italia, Francia, México, Chile y España. Seguimos trabajando para adecuar España a la normativa de la Ley Crea y Crece en cuanto a Factura Electrónica, y el próximo reto será hacer roll-outs en Brasil y Argentina.
Si quieres ver una demo, o consultar tu caso concreto, no dudes en contactarnos, nuestro equipo de expertos estará encantado de atenderte.
