Compartir documentos y colaborar con proveedores, clientes o consumidores es una constante en la mayoría de las organizaciones. Pero cuando las partes externas no tienen acceso al gestor documental de la empresa, que suele ocurrir en la mayoría de los casos, los empleados se ven obligados a recurrir al envío por correo electrónico de la documentación.
El hecho de tener que realizar este envío a través de correo electrónico hace que los usuarios tengan que descargar la documentación desde el gestor documental, salir de este, acceder al correo, etc. Esta navegación entre aplicaciones al final se traduce en un gasto de tiempo y, por tanto, una disminución de la productividad de los empleados.
La solución: la unión entre OpenText Content Suite y OpenText Core Share
El gestor documental OpenText Content Suite proporciona, gracias a la unión con OpenText Core Share, una forma segura, fácil y rápida de compartir documentos con individuos fuera de la empresa. Core Share amplía las funcionalidades existentes en Content Suite añadiendo capacidades de compartición y colaboración nativas de la nube, asegurando que todo el mundo con permiso tenga acceso a un documento pueda acceder directamente a la versión más actualizada.
¿Cómo funciona?
Para elaborar y compartir un nuevo documento es necesario disponer de un editor de texto, guardar el documento, redactar un correo, adjuntar el archivo y después esperar a la respuesta del remitente con sus comentarios y correcciones. Gracias al uso de Content Suite con Core Share todas estas acciones se podrán realizar desde el propio gestor y compartirlo con usuarios externos pulsando un único botón. De esta forma, el tiempo que los empleados deben invertir en compartir documentación se reduce a segundos y la productividad aumenta puesto que al permanecer en la misma herramienta hace que las distracciones se reducan al mínimo.
Con Core Share los tiempos de espera para obtener el feedback de las personas externas también se reducen puesto que la actualización es inmediata. Una vez que se comparte un recurso, cualquier nuevo documento o carpeta que se añada a la carpeta compartida en Content Suite se sincroniza automáticamente con Core Share, mientras que los nuevos documentos o carpetas añadidos a Core Share se sincronizan automáticamente en Content Suite. Los usuarios de Content Suite dentro de la empresa podrán seguir accediendo y trabajando con el documento de la misma manera que siempre, mientras que los usuarios de fuera de la organización acceden el documento a través de Core Share.
Para evitar que varios usuarios modifiquen a la vez un mismo documento y puedan perderse los cambios, cuando un documento es reservado por un usuario en Content Suite para su edición o revisión, queda automáticamente reservado en Core Share y viceversa.
Además, las acciones que se producen en Content Suite o Core Share sobre un documento compartido se guardan, proporcionando un registro completo de cada movimiento que haya realizado sobre el documento. Incluso si el recurso compartido externo es revocado, el historial de auditoría completo se conserva y permanece con el documento en Content Suite.
Si piensas que todas estas funcionalidades podrían ayudarte a mejorar los procesos de colaboración y generación de documentación de tu empresa, no dudes en contactarnos y nuestros consultores te podrán guiar en la mejor forma de implantar Core Share según vuestras necesidades.
