Son muchas las razones por las que deshacerse del papel en nuestro día a día puede ser una buena idea. Además del evidente impacto medioambiental, no podemos olvidarnos del coste de que supone mantener nuestras operaciones en papel. Ya sea por su almacenamiento, mantenimiento, la ineficiencia a la hora de encontrar documentos requeridos o simplemente por los tiempos de procesamiento en nuestro sistema, las empresas necesitan sistemas para evitar el cuello de botella que supone mantener los soportes físicos para sus procesos.
Uno de los primeros pasos que podemos tomar para reducir drásticamente el uso de papel es mejorar el proceso en las facturas recibidas. A la espera de la implantación completa de la factura electrónica, cada país tiene una legislación diferente a este respecto. Normalmente las agencias tributarias de cada país establecen una serie de medidas para preservar electrónicamente los documentos asegurando de esta manera su correcta reproducción e integridad.
La digitalización certificada
En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite sustituir las copias físicas por archivos digitales de las facturas legalmente equivalentes al original. Esto nos permite destruir el papel inmediatamente evitando los inconvenientes antes comentados. Para permitir este proceso, la copia digital debe cumplir una serie de requisitos estipulados por la agencia tributaria. La solución de digitalización certificada de Opentext, homologada tanto por AEAT como por las haciendas forales nos permite prescindir fácilmente del papel, integrándolo por completo dentro de nuestro flujo en VIM. Para ello, debemos cumplir las siguientes condiciones:
- Utilizar un formato homologado, como ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF.
- Escanear con una resolución mínima de 300 ppp.
- Incorporación de una firma digital al documento.
- Añadir un sellado de tiempo
Teniendo en cuenta estos requisitos previos, el proceso de digitalización constará de los siguientes pasos:
- Captura con escáner del documento físico. Tras recibir la factura de nuestro proveedor, escanearemos a través de Enterprise Scan. La configuración en este software nos permitirá almacenar día, hora y usuario de escaneo si fuera necesario para asegurar de manera más precisa la trazabilidad completa.
- Tras la captura, se produce la extracción e indexado de los datos del documento.
- Aplicamos entonces los metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia…) requeridos por la AEAT y las haciendas forales.
- En el mismo flujo, aplicamos a la factura la firma digital. Esta firma debe ser emitida por una entidad certificadora autorizada y debe ser nominal de un responsable que actuará como apoderado de la empresa.
- Tras la inclusión de metadatos y firma, procederemos al archivado del documento, asegurando que la retención sea la requerida legalmente y el fácil acceso a la información en caso de que sea requerida por cualquier organismo regulador.
- Por último, será obligatorio contar con un sellado de tiempo (timestamp) que asegurará la integridad de las facturas almacenadas.
Todo este proceso se realizará por supuesto de forma automática, reduciendo al máximo la intervención humana que se limitará a alimentar el escáner y procesar la factura una vez el flujo llegue a VIM.
Siguiendo estos sencillos pasos nos aseguramos aumentar la eficiencia en la digitalización de nuestras facturas, contribuir a reducir los tiempos en la contabilización de estas y evitar que nuestros empleados caigan en tareas repetitivas de almacenamiento y búsqueda de documentos físicos permitiendo concentrarnos en tareas de mayor valor añadido.
Si quieres saber más sobre este proceso, o si estás pensando en implementarlo en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Hemos implantado soluciones para eliminar el papel en más de 20 países y estaremos encantados de ayudarte.
