Estamos en la era de la digitalización, muchas personas y empresas se han dado a la tarea de digitalizar todo, incluyendo su documentación. Para las empresas, específicamente para el departamento de RRHH, esto ha sido maravilloso.
Esta digitalización ha sido posible gracias a la implementación gestores documentales, como DocuWare. El gestor documental DocuWare es una plataforma online, que permite almacenar y administrar toda la documentación de una empresa. Esto se traduce en la eliminación del manejo de documentos físicos.
Te contamos las ventajas y desventajas de DocuWare:
Beneficios del uso de DocuWare
Cuando se elimina el manejo físico de la documentación en el departamento de RRHH de una empresa, y se implementa el uso de DocuWare, son muchos los beneficios que se obtienen, entre ellos:
Digitalización de los documentos
Esto a su vez trae muchos beneficios, entre ellos, el evidente ahorro económico, al eliminar la necesidad de sacar fotocopias, comprar estantes, entre otras cosas. Además, permite mantener los documentos en buen estado, algo imprescindible en el departamento de RRHH.
Manejo óptimo
Al tener todos los documentos en la nube, será muchos más rápido y sencillo, buscar el documento que requieres. Docuware te permitirá hacer búsquedas avanzadas, usando ciertos filtros para encontrar todo más rápido.
Mayor rendimiento
Al lograr tener todo más ordenado y tener acceso a la documentación más rápido, el rendimiento de todo el departamento de RRHH, será mucho mayor. Así podrán ocupar más tiempo, resolviendo situaciones con los empleados.
Seguridad máxima
El uso de Docuware garantiza que el departamento de RRHH no pierda ninguna documentación, ya que todos los documentos cargados en la plataforma, estarán protegidos, incluso de hackers. Así que sólo los empleados autorizados del departamento tendrán accesos a ellos.
Desventajas de usar DocuWare
No todo es color de rosa, y usar estos gestores documentales, pueden generar algunas desventajas:
Personal desmotivado
Cuando llega algo innovador, es normal que algunos de los empleados, sobre todo los más antiguos, no se sientan cómodos con la situación, originando una falta de motivación. Por eso, recomendamos, que antes de aplicar la digitalización, se capacite muy bien al personal de RRHH.
Inversión fuerte inmediata
Aunque ciertamente, eliminar el papeleo físico permite que se ahorre dinero, a largo plazo, implementar todo el sistema de gestión de documentos Docuware, implica invertir cierta cantidad de dinero, lo cual puede llegar a ser un problema, si la empresa no cuenta con la solvencia económica para hacerlo.
En conclusión, implementar un gestor de documentos Docuware en el departamento de RRHH de tu empresa, puede traerte muchos beneficios, sólo asegúrate que la empresa esté preparada para afrontar esa inversión. Si quieres saber más sobre DocuWare, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
