El departamento de Recursos Humanos es uno de los departamentos que mayor documentación genera en sus procesos de negocio. Por ello es necesario disponer de un gestor documental potente que permita automatizar, organizar y gestionar todos sus archivos.
DocuWare es una solución que brinda las capacidades de repositorio 360 permitiendo gestionar toda la documentación que se genera en este departamento y facilitando su manejo automatizando procesos con flujos de trabajos adaptados a las necesidades del usuario. Además, no solo facilita el trabajo al empleado si no que mejora la organización del departamento y ahorra tiempo y por tanto costes.
En cuanto al proceso de negocio que nos concierne, una de las tareas más laboriosas en Recursos Humanos es la contratación y gestión de la documentación de entrada de un empleado sobre todo cuando se pretende disponer de un entorno self-service.
Con DocuWare podemos automatizar y simplificar esta tarea por medio de formularios que recopilan los datos necesarios desde bases de datos externas y lanzar flujos de trabajo que minimizan los errores por entrada manual de información o reducen con creces el tiempo de procesamiento. Estos formularios son capaces de generar un contrato para un candidato y tras su revisión, la formalización del contrato es rápida y sencilla ya que el candidato no se tiene que desplazar para la firma, realizándose ésta de forma remota y segura con ValidatedID.
Gracias a DocuWare se da un paso adelante en la manera de trabajar, ya que se ahorra tiempo, se minimiza el uso del papel y mejora la organización de los datos, beneficiando de manera notable al departamento, ya que se remplaza la manera tradicional de almacenar la documentación y disponer de la información que contiene.
Ventajas de usar DocuWare en RRHH:
- Generación de contratos a través de plantillas (en varios idiomas): los contratos se generan automáticamente extrayendo la información de la base de datos de los candidatos.
- Firma remota, biométrica y centralizada: los candidatos pueden revisar y firmar cómodamente desde cualquier parte gracias a la firma remota validada con datos biométricos.
- Integración con varias plataformas: DocuWare tiene integración con múltiples plataformas los que permite a la empresa seguir usando sus aplicaciones y vincularlas a DocuWare.
- Avisos por correo, listas o tareas: se crean flujos de trabajo para automatizar los avisos a candidatos, tareas para modificar o aprobar datos o listas para estar al tanto del proceso.
- Permisos personalizados para acceder a los documentos: la seguridad es importante en DocuWare, solo podrán acceder a los documentos las personas autorizadas.
- Avisos de fecha de caducidad de documentos: se programa una lista para que cuando un documento este próximo a caducar salte un aviso o tarea y así tener actualizado la documentación.
- Creación del expediente del empleado: todos los datos de los candidatos se almacenan en los archivadores de DocuWare los cual facilita el acceso rápido a los datos.
- Buscar de forma fácil y rápida: encontrar un documento es mucho más fácil en DocuWare ya que la documentación esta digitalizada y se pude hacer una búsqueda personalizada.
Estos son sólo unos ejemplos de todas las ventajas que obtenemos al usar un gestor documental como DocuWare. Son muchas las empresas que lo utilizan y destacan que, gracias a los cambios realizados, ahorran tiempo y la carga de trabajo ha disminuido al automatizar los procesos.
