La colaboración entre personas, departamentos y empresas es parte fundamental del trabajo habitual de muchas compañías y proyectos, permitiendo que el trabajo sea realizado por múltiples personas y equipos sin necesidad de compartir un mismo espacio físico. Poder compartir archivos rápidamente y de forma segura entre los distintos colaboradores permite que el trabajo se realice de forma adecuada y asegura una mayor productividad.
Por ello, el apoyo de la organización en un sistema de colaboración y envío de documentos potente es clave para garantizar que la documentación es tratada, compartida y actualizada de forma segura y eficiente entre las distintas partes.
Compartir documentación vía email puede iniciar largas cadenas de correos en los que se crean y envían nuevas versiones, se aprueban los cambios y se reenvían versiones actualizadas repetidamente, haciendo difícil encontrar información clara de los cambios realizados, o la versión final del documento. Todos estos puntos pueden ser cubiertos utilizando las herramientas que nos pone a disposición OpenText Core Share.
OpenText Core Share: colaboración más fácil que nunca
En Brait somos expertos en la implantación de OpenText Content Suite Platform, en concreto de su producto Content Server, el sistema de gestión documental de la compañía líder en el ámbito de la gestión documental, OpenText, y de OpenText Core Share, parte de Content Suite y que se integra transparentemente con el resto de productos de la familia como Content Server u OpenText Extended ECM for SAP Solutions.
OpenText Core Share permite compartir documentación con usuarios internos y externos de forma segura y ágil, manteniendo el control dentro de ecosistema OpenText.
Alguno de los puntos clave de Core Share son los siguientes:
- Seguridad: los documentos se mantienen en el gestor, enviando un email a los colaboradores con una invitación para entrar a ver el documento en cuestión.
- Gestión de permisos: los usuarios solo podrán ver los documentos sobre los que tengan permiso.
- Colaboración inmediata: gracias a su sincronización bidireccional, los cambios aparecen en los documentos en tiempo real.
- Auditoría: los cambios realizados en los documentos serán grabados en la auditoría, pudiendo recuperarse la información de quién y cuándo realizó un cambio o descargó un documento.
- Aprobación y firma de documentos: una vez definido el borrador final, y a través de OpenText Core Signature, se firma el documento para validar y crear la versión definitiva del mismo.
- Archivado en el sistema ECM: una vez aprobado y firmado el documento, puede mantenerse disponible en Core Share o devolverse al gestor documental donde será guardado.
- Integración: la integración con OpenText Content Server o Extended ECM for SAP permite que se compartan documentos sin necesidad de abandonar la plataforma de trabajo.
Además, el producto es constantemente actualizado con las últimas mejoras en cuanto a seguridad de la información, posibilidades de trabajo y herramientas de gestión de los documentos y los permisos sobre los mismos.
Si piensas que todas estas funcionalidades podrían ayudarte a mejorar los procesos de colaboración y generación de documentación de tu empresa, no dudes en contactarnos y nuestros consultores te podrán guiar en la mejor forma de implantar Core Share según vuestras necesidades.
