La digitalización certificada de facturas permite organizar todas las facturas recibidas en papel de una manera más práctica y ordenada, para así tener un mayor control sobre estas. Y a pesar de que se recomienda encarecidamente el uso de factura electrónica, todavía son muchos los proveedores en España que envían facturas en papel.
A pesar de que la digitalización de facturas pueda parecer algo tan sencillo como coger todas las que ya tenemos, escanearlas y tenerlas así en formato digital, hay que recordar que si queremos destruir el papel, entonces no es un proceso tan simple.
Son cada vez más las empresas que buscan llevar a cabo su registro de facturas recibidas de forma digital, con el objetivo de disponer de las mismas de una manera más estructurada y clara, en un mismo sitio, evitando así las posibles pérdidas. Para llevar a cabo un proceso de digitalización certificada de facturas recibidas, es necesario regirse por un procedimiento establecido y se debe de tener en cuenta el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 del 10 abril que habla, principalmente, de lo siguiente:
- La digitalización debe garantizar que se mantenga una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado; dicha imagen debe de ser firmada electrónicamente por el obligado tributario o por un tercer prestamista al servicio de digitalización.
- Es de obligatorio cumplimiento que para cada documento que sea digitalizado, se conserve un registro de los datos, con todos los campos necesarios para así poder llevar a cabo los libros de registros.
- Se utilizará un software de digitalización que debe ser previamente certificado por la administración. Dicho software debe permitir firmar la base de datos una vez que se lleve a cabo el cierre del periodo de liquidación y un acceso completo a esta. Pero ¿qué se entiende por acceso completo? Es aquel que permite una consulta en línea de los datos; en otras palabras, una visualización de todos los documentos disponibles y con todo el detalle de su contenido.
Ahora bien, para que una factura digital pueda ser válida frente a cualquier requerimiento, debe de cumplir unos requisitos mínimos:
- Utilizar un formato homologado. Los permitidos son: ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF.
- Incorporar la firma digital del documento.
- Utilizar un software homologado por la AEAT.
- La factura debe de ser escaneada con una resolución mínima de 200 píxeles.
Pasos a seguir para llevar a cabo la digitalización en el registro de facturas recibidas:
Una vez que tenemos un software homologado por la Agencia Tributaria, hay que seguir unos pasos para implementar la digitalización y el registro de facturas recibidas:
- Mediante la aplicación o software, se debe de hacer una fotografía con la cámara de un teléfono móvil o escanear la factura.
- Una vez en el software, este debe de ser capaz de realizar automáticamente acciones como garantizar que la imagen se pueda leer, insertar los puntos obligatorios en cada factura (marca de tiempo, referencia identificativa de la homologación y el nombre y número de la solución tecnológica homologada) y añadir la firma electrónica.
- Se lleva a cabo el proceso de indexación, relacionando de manera manual los datos de la factura con la imagen obtenida.
- Una vez que se ha producido el cierre del período fiscal, de manera obligatoria se debe de generar una base de datos documental que incluya una firma electrónica.
Hay que tener en cuenta que una vez que se digitalicen los documentos siguiendo este proceso mediante un software homologado, el original recibido en papel podría ser destruido. En ese instante, la factura digital pasa a tener el mismo valor que la de papel.
Así pues, la digitalización de documentos no solo tiene ventajas para cada organización como la fácil localización y acceso a todas las facturas o el ahorro de costes y materiales, sino que también ayuda al medioambiente reduciendo la huella ecológica cumpliendo así con la norma ISO 14001 de gestión ambiental.
En Brait somos especialistas en la digitalización y control de todas las facturas recibidas en papel con la solución de OpenText™ homologada por la AEAT, que nos permite dar los mejores resultados a nuestros clientes; si necesitas ayuda con la digitalización de tus facturas, no dudes en contactarnos.
