Intro a SABA
Saba es una empresa especializada en la gestión de aparcamientos en varias ciudades de España, Portugal, UK, Alemania, Italia, República Checa, Eslovaquia y Chile. Para ofrecer la máxima calidad, apuestan por la tecnología, innovación y digitalización de sus servicios, que no sólo se traduce en mejores aparcamientos, sino procesos empresariales más eficientes y seguros.
Contexto:
En aras de continuar con esa digitalización de su negocio y procesos internos, SABA apostó por una migración de SAP ECC a S/4HANA en 2021, así como por la automatización de facturas con VIM en 8 países: España, Chile, Portugal, Reino Unido, República Checa, Alemania y Eslovaquia, para lo que contaron con Brait ya entonces.
Para adaptarse a las nuevas normativas en materia de facturación electrónica, han querido continuar su relación con nosotros contratando nuestro producto estrella de facturación electrónica Invictia by Brait.
Objetivos:
- Automatizar el proceso de recepción de facturas desde FaceB2B.
- Dotar a SABA de una plataforma donde sus proveedores ajenos a FaceB2B puedan colgar las facturas en formato electrónico.
- Recibir e integrar en VIM las facturas electrónicas ya sean provenientes de FaceB2B u otros proveedores.
- Automatizar el envío de estados de la factura al proveedor y/o a la plataforma de FaceB2B.
- Implementar una solución escalable, que pueda dar respuesta a la Ley Crea y Crece.
- Tener un único monitor para gestionar todo el proceso de factura electrónica, aprovechando las sinergias del actual monitor utilizado (eDocument framework).
Retos:
- Reutilizar el monitor de SAP eDocument framework como monitor de facturas.
- Reprocesamiento de facturas controlado desde el propio monitor.
- Aprovechar las sinergias proporcionadas por el proceso ya implementado para el SII, en SAP eDocument Framework.
- Reducir a mínimos el tiempo de adopción por parte de los usuarios.
- Reducir o eliminar el impacto en los procesos actuales de gestión de facturas en VIM.
Solución
Plan de proyecto
Se propuso y llevó a cabo un plan de proyecto que consistió en:
- Plug & Play: despliegue ágil y seguro
- Metodología ASAP (Accelerated SAP):
- Orientada a entregables y por etapas
- Minimiza el riesgo
- Reduce el coste total de implementación
- Baja dedicación de recursos de cliente
- Duración del proyecto de 3‘5 meses en línea con lo planificado
Solución implementada
Invictia se presenta como eje fundamental en la solución implementada con OpenText, SAP y B2Brouter como plataforma de intercambio.
Opentext: VIM para la automatización de Facturas
- Procesamiento automático de facturas de proveedores.
- Flujos de aprobación.
- Contabilización automática.
Invictia:
- Recepción de facturas electrónicas.
- Comunicación con la plataforma externa.
- Conversión de formatos.
- Gestión de estados.
- Integración con SAP PO.
B2Brouter:
- Plataforma de intercambio para la recepción de facturas.
- Push automático de facturas desde FaceB2B.
- Portal gratuito para carga de facturas de los proveedores.
- Asegura cumplimiento de la normativa.
SAP eDocument Framework
- Ya disponible en SABA empleado para el SII.
- No incurre en licencias adicionales.
- Un único monitor para los distintos procesos de registros electrónicos.
Resultados
- 100% de automatización del proceso de registro de facturas electrónicas desde FaceB2B.
- Fiabilidad de los datos recibidos, con el uso de un formato estructurado.
- Trazabilidad de todos los documentos recibidos desde FaceB2B.
- Monitorización y envío automático de las facturas en tiempo real, desde SAP.
- Incluir los documentos provenientes de FaceB2B en el modelo de Registro Único implementado en SABA.
Testimonio
Abel Barroso Jiménez, IT Business partner en SABA nos dedicó estas palabras:
Brait ha realizado la implementación del Proyecto del Registro Electrónico Único del Sector Público para SABA, y la experiencia ha sido excelente. Han entendido perfectamente nuestras necesidades desde la fase de conceptualización y nos han acompañado en todo momento.
Siempre han mostrado proactividad y profesionalidad. Tener el respaldo de un equipo multidisciplinar como el de Brait, enfocado a objetivos y con un profundo conocimiento del proceso, ha sido clave para completar con éxito un proyecto normativo de este tipo.
Si tú también quieres aprovecharte de los beneficios de implementar Invictia, contacta con nosotros. Podemos integrarnos con distintos partners para darte la solución que necesitas.
