La gestión de facturas es una de las tareas que más trabajo humano conlleva dentro de una compañía. La automatización de este proceso nos permite mejorar aumentar la productividad de la compañía, ya que es posible utilizar el tiempo de trabajo de los empleados de administración en tareas más beneficiosas para la compañía.
Para realizar esta automatización, las compañías pueden contar con DocuWare, un software de gestión documental que permite escanear, capturar y organizar tus facturas en un repositorio digital centralizado.
A continuación, vamos a ver de forma detallada el proceso de automatización de facturas con DocuWare.
Automatización de Facturas con DocuWare
Captura de facturas
Las facturas pueden encontrarse tanto en formato papel como digital. DocuWare permite escanear las facturas en papel y almacenarlas directamente en el gestor o recibirlas en formato electrónico por correo electrónico.
Intelligent Indexing
DocuWare cuenta con un potente OCR que permite extraer rápidamente los datos más relevantes de una factura y almacenarlos en sus respectivos campos (o metadatos) pudiendo utilizar estos campos posteriormente para recuperar el documento.
El uso de OCR permite evitar la introducción de datos de forma manual, así como los posibles errores asociados.
Además, cuenta con tecnología de aprendizaje automático, es decir, según vaya capturando documentos, va a mejorando, haciendo que cada captura sea más rápida.
Aprobación de facturas
DocuWare permite la configuración de potentes flujos de trabajo lo que permite crear flujos de aprobación para las facturas almacenadas. Los niveles de aprobación a configurar pueden ser tantos como se necesiten y las reglas de aprobación van a depender de las necesidades de la compañía o departamentos.
Los aprobadores podrán recibir notificaciones por correo electrónico solicitando las aprobaciones e incluso recordatorios si hace un determinado tiempo que tienen la tarea asignada y aun no la han completado.
Almacenamiento y recuperación
Todas las facturas estarán almacenadas en único lugar y, gracias a la extracción de metadatos realizada con el OCR, su recuperación y consulta será realmente sencilla.
DocuWare permite también configurar informes que nos muestren de forma rápida todas las facturas que cumplen un determinado criterio. Por ejemplo, es posible contar con informes que muestren todas aquellas facturas que están pendientes de aprobar. Esto es lo que en DocuWare se denominan Listas.
Integración con sistemas ERP
DocuWare es fácilmente integrable con los principales ERP (SAP, Microsoft Dynamics, etc.) lo que permite transferir los datos procesados de una forma sencilla. Gracias a estas integraciones, la factura estará almacenada en el gestor, pero será accesible desde el propio ERP.
Como ves, automatizar la gestión de facturas con DocuWare es posible, liberando el tiempo de tus empleados para que puedan invertirlo en tareas más productivas para la compañía. Además de automatizar la gestión de las facturas, DocuWare es un potente gestor documental que ofrece múltiples ventajas a nivel de compañía, tanto para el dpto. Financiero, de RRHH, como favorecer el objetivo de lograr una oficina sin papel, y mucho más. Si quieres ver una demo, o conocer más sobre el producto, no dudes en contactarnos.
