En anteriores posts y webinars hemos analizado cómo puede ayudarnos la solución Vendor Invoice Management (VIM) en la automatización del proceso de gestión de facturas de proveedores, y en la entrada de hoy nos vamos a centrar en la capacidad de gestionar flujos de aprobaciones a través de esta herramienta.
Una de las funcionalidades clave en la digitalización y el control de nuestro proceso de facturación es tener la capacidad de integrar flujos de aprobación durante el registro de las facturas de nuestros proveedores.
El objetivo es eliminar cualquier tipo de validación manual, ya sean firmas sobre facturas en papel, verificaciones mediante correos electrónicos, o flujos de aprobación externos a VIM que nos impidan tener la visibilidad del ciclo de vida de nuestra factura.
Esta aprobación podemos definirla en diferentes puntos del proceso de registro de facturas:
- Durante el procesamiento del documento DP (documento VIM)
- Tras el registro de la factura preliminar
- Tras la contabilización de la factura
Es importante señalar que VIM da respuesta a 2 tipos de facturación de forma diferenciada:
- Facturas asociadas a pedidos de compras
Por lo general, estas facturas no requieren de un proceso de aprobación, ya que VIM coteja los datos de facturación con los importes y cantidades aprobados anteriormente por el equipo de compras al emitir el pedido. Esto implica que definir un flujo de aprobación en el proceso de facturación pueda considerarse redundante.
No obstante, VIM contempla de manera estándar la autorización de estas facturas por parte de un único aprobador, que puede ser el solicitante o el comprador definido en la orden de compra.
Cabe mencionar que VIM también ofrece flujos de aprobación para la gestión de facturas bloqueadas por discrepancias. Para este escenario, VIM dispone de su propia solución de desbloqueo de facturas, que bien merece una entrada aparte para analizar con mayor profundidad (atentos a futuras publicaciones 😉). De momento podemos quedarnos con que estas discrepancias también pueden gestionarse a través de un flujo de aprobación de un único aprobador.
- Facturas financieras
Estas facturas no están asociadas a una orden de compra, por lo que es el escenario habitual para el que se requiere de un proceso de aprobación. Aquí podemos involucrar a las personas responsables de informar los objetos de coste correspondientes, al solicitante del bien o servicio, y a los aprobadores del departamento o área concreta que deba aprobar el gasto.
Para estos documentos, VIM ofrece una solución robusta, flexible y ampliamente configurable. Será posible definir diferentes niveles de aprobación organizados por diferentes objetos de coste o tipos de gasto, soportando de manera estándar distinguir entre:
- Aprobación a nivel de posición/cabecera
- Aprobación secuencial/paralela
En Brait, hemos desarrollado numerosas soluciones para dar respuesta a requerimientos complejos de nuestros clientes para la determinación de los aprobadores.
Para todos los escenarios que hemos revisado, será posible llevar a cabo la aprobación de la factura a través del área de trabajo de VIM en SAP GUI, pero el gran aporte de valor se encuentra en la flexibilidad que permite la gestión de estas aprobaciones a través de las Fiori Apps desarrolladas por OpenText, que nos permitirán aprobar facturas desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
VIM nos ofrece las siguientes Apps para la aprobación de facturas:
- Aprobación de facturas
- Mis facturas aprobadas
- Aprobación de facturas (modo masivo)
En el siguiente vídeo os presento con mayor detalle estas aplicaciones para la aprobación de facturas:
https://www.youtube.com/watch?v=t-thj130E8M
Desde Brait, tenemos una amplia experiencia dando respuesta a las necesidades de nuestros clientes para integrar sus flujos de aprobación en VIM, optimizando y digitalizando sus procesos actuales.
Si quieres más información o estás pensando en implementar esta solución en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
