Son muchas las empresas que se encuentran con situaciones complicadas en cuanto a la gestión de sus facturas por diversos motivos.
Por un lado, se dan múltiples situaciones que terminan debilitando la relación con los proveedores, como los pagos con retrasos. Por supuesto, esto tiene un impacto directo con la empresa, ya que se invierte mucho tiempo en responder a llamadas de proveedores, revisar manualmente facturas, etc.
Esta situación, poco eficiente y sostenible en el tiempo, fue el principal motivo que llevó a Schneider Electric a buscar soluciones que les brindasen la oportunidad de gestionar el cambio que buscaban realizar: alcanzar la transformación digital de su proceso de gestión de facturas y, con ello, impulsar la relación con sus proveedores.
Sobre Schneider Electric
Schneider Electric es una compañía europea que opera a nivel mundial, cuyas principales actividades se centran en la transformación digital en el mundo de la gestión de la energía, la automatización en los edificios, hogares, infraestructuras e industrias. En 2021, la filial de Colombia, decidió dar un paso adelante con respecto a la transformación digital apostando por el uso del portal de gestión de proveedores y facturación electrónica Invoway, apoyándose a su vez en el conector para la integración con SAP desarrollado por Brait.
El reto
Schneider Electric se encontraba ante un reto muy grande.
- Más del 70% de las facturas que recibían de sus proveedores, no cumplían con las reglas necesarias marcadas por la compañía para que la factura fuera válida.
- Este escenario, tenía un gran impacto: malestar de los proveedores por el rechazo de sus facturas y un gran volumen de trabajo extra para los trabajadores de Schneider Electric. Por no mencionar, la descentralización y falta de trazabilidad de las facturas.
La solución
Schneider Electric apostó por dos soluciones con las que afrontar este reto:
- Por un lado, apostó por Invoway como portal de gestión de proveedores. Esta solución les permitía ofrecer a sus proveedores un espacio donde consultar el estado de sus facturas y, en el mismo lugar, contar con una herramienta 3 way-match, que les permite conciliar la información de sus pedidos con los datos de facturación, automatizando así la comprobación de las reglas que aplicaba Schneider Electric para aceptar las facturas.
- Por otro, apostó por el conector desarrollado por Brait para integrar Invoway con su ERP, ya que necesitaban una solución que les automatizara el envío y la recepción de información.
El conector, completamente seguro e integrado con Invoway de forma nativa a través de webservices, permite monitorizar de forma centralizada a través de una única transacción SAP, todo lo que se ha intercambiado con el portal de proveedores, tanto documentos salientes como entrantes. Desde esta transacción se pueden resolver errores de forma automática o de forma manual, navegar a los documentos originales, ver los distintos estados de SAP por los que va pasando la factura y comunicar al proveedor la fecha estimada de pago.
Con esto, tendrían una automatización de la contabilización de las facturas, y las relaciones con sus proveedores mejorarían de forma considerable.
El resultado
Schneider Electric pasó de un modelo tedioso, compuesto por numerosas fases donde había un alto grado de manualidad, que podía conducir a errores, a un proceso automático y fiable.
Todo ello supuso para el proveedor:
- Una mayor celeridad y simplicidad en el registro de su factura.
- Autogestión en la consulta de sus órdenes de compra, entradas y fecha aproximada de pago.
- Recibir sus pagos a tiempo y elaborar proyecciones de pago más acertadas.
- Facilidad para conciliar su estado en la cuenta.
Y, para Schneider Electric:
- Reducción considerable de errores y retrasos en pagos, por lo que el control interno es mayor.
- Ahorro en tiempo de proceso operativos que permitía invertir más tiempo en procesos analíticos.
- Almacenamiento de facturas digital y de forma centralizada.
- Proyección de pagos más acertada.
En números:
- Automatización del proceso de recepción un 90%.
- Automatización de la contabilización de facturas del 70%.
La clave de esta solución es que se adapta a las normativas legales de cada país, por lo que, tras el éxito de este proyecto en Colombia, se implementó también en Perú y Ecuador, y en la actualidad ya se planifica su implementación en Chile y Argentina.
Si quieres ver una demo de todo el proceso, puedes verlo en este video a partir del minuto 38 😉
https://youtu.be/EtCr4tVhl00?t=2290
