En multitud de ocasiones, tanto en diferentes posts y webinars en nuestra web, habéis podido comprobar cuales son las utilidades y ventajas que nos proporciona Opentext Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM). También del mismo modo, os hemos hablado de las redes B2B, y cuáles son sus ventajas y las alternativas que nos proporciona el mercado para este fin.
En este post, queremos informaros de como la combinación de ambas soluciones nos proporciona una perfecta integración del proceso de compras con el departamento de cuentas a pagar, es decir, tener la capacidad de gestionar todo el proceso de extremo a extremo. ¿Queréis saber cómo? Os lo contamos:
¿Qué es VIM y qué aporta a esta integración?
VIM es un add-on que se instala en SAP y sirve para solventar los principales problemas que tiene un departamento de cuentas a pagar, y de esta manera impulsarlo a un siguiente nivel de eficiencia.
Los principales retos a los que se enfrenta y que nos ayudarán a gestionar nuestro día a día son los siguientes:
- Eliminar el papel cuanto antes, y lo haremos utilizando un OCR muy potente que digitaliza la factura. De esta manera eliminaremos el papel de la ecuación, evitando todos los inconvenientes y gastos en los que este repercute.
- Recibe facturas y documentos prácticamente desde cualquier fuente. Estas facturas pueden ser en formato papel, imagen, facturas escaneadas en formato PDF utilizando el OCR, o bien enviándolas a través de un correo electrónico asignado para este fin. También recoge formatos electrónicos como IDOC, XML utilizado por SAP Ariba, y por supuesto UBL utilizado por Tradeshift.
- VIM es una herramienta colaborativa, eso quiere decir que nos ayudará con las consultas y las excepciones de facturas, se envía a la persona adecuada en el momento adecuado y ya sabe lo que tiene que hacer.
- Vela por el compliance, asegurando que cumpla con las reglas, funciones, acciones y mejores prácticas de la industria preconfiguradas para garantizar que los clientes cumplan con las normas en cada etapa del proceso.
- Además, nos permite aprobar la factura desde cualquier lugar apoyándose en Fiori. Esto nos aporta un equilibrio entre tener control a la vez que automatismo.
- Reducción de costes y liberación de recursos. Eliminando tareas repetitivas y poniendo el foco únicamente en lo que hay que hacer en el momento de hacerlo, ya que el procesamiento de la factura está perfectamente alienado y homogéneo.
- Mejor relación con proveedores y entre distintos departamentos. Esto nos va a proporcionar ganar y ahorrar dinero puesto que mejoraremos de manera exponencial los tiempos de proceso, y por supuesto, el ciclo de la factura se va a reducir de manera muy considerable.
¿Qué son las redes B2B y que aportan a esta integración?
Es cada vez más habitual encontrar empresas que optan por incorporar soluciones SaaS o PaaS a sus ecosistemas digitales para complementar sus ERPs, y las plataformas de e-Procurement son un buen ejemplo. Además de darnos acceso a redes B2B y a los millones de empresas que forman parte de ellas, la integración con estas plataformas es sencilla y proporciona un alto retorno de la inversión. Algunas de las suites más conocidas por su antigüedad en el mercado puedes ser SAP Ariba o Coupa, también podemos encontrar nuevas plataformas como Tradeshift.
Las principales ventajas que estas plataformas nos pueden aportar son:
- Eliminar procesos repetitivos, ineficientes y manuales. Esto hace que reduzcamos mucho tiempo en revisar la información de manera manual, invertir el tiempo en desarrollar hojas de cálculo, atención telefónica o de correos. Nos permiten una mejora del control financiero además de asegurarnos el cumplimiento normativo.
- Workflows automatizados para la gestión de compras. Nos permiten generar solicitudes de pedido, gestionar recepciones y procesos de pago a través de la factura electrónica, avisos de pago, etc. Esto nos proporciona una reducción de tiempos, de costes y de riesgo.
- Redes B2B. Las redes B2B nos dan acceso a miles de proveedores, a operaciones comerciales, nos permiten compartir información a través de internet, y no solo eso, nos permite colaborar en tiempo real con nuestros proveedores, como por ejemplo, que los proveedores vean en tiempo real el estado de sus facturas.
- Marketplace. Este concepto más conocido comúnmente por su aplicación a las compras B2C, ha cogido gran relevancia en las redes B2B. Nos permite gestionar compras electrónicas, desde crear solicitudes de compra, que estas solicitudes mismas pasen a pedidos que se envían de manera electrónica a nuestros proveedores, acceder a catálogos, etc. Gracias a las redes de negocio, podemos encontrar redes de proveedores a nivel global.
- Factura electrónica con firewalls. Evitan que lleguen a nuestra compañía documentos que no cumplan con ciertas reglas que nosotros hemos puesto, de esta manera podemos evitar que, ciertas facturas que no cumplen con puntos que nosotros deseamos, directamente ya no lleguen a nuestro sistema ERP.
¿En qué consiste la integración?
La integración permite recibir directamente en VIM facturas y abonos que recibimos a través de estas plataformas. Estos documentos recibidos tienen que cumplir con las reglas marcadas en los firewall que se hayan establecido por nosotros en la suite. Una vez comprobado que se cumplen nuestras reglas y pasan, se integran en nuestro sistema a través de VIM para seguir con el proceso.
VIM puede integrarse con cualquiera de las suites a través de las soluciones que tiene para factura electrónica como hemos visto anteriormente. Por ejemplo, SAP Ariba ya cuenta con un canal específico para recibir facturas. Una vez que la factura llega a VIM, la misma se procesa y se comprueba que cumpla con todas las reglas de negocio de VIM, posteriormente la factura se contabiliza. A continuación, el estado del documento se actualiza automáticamente en la suite, permitiendo que el proveedor pueda acceder a ver el estado de la factura en tiempo real y realizar el seguimiento de esta. De esta manera tendremos un proceso de lado a lado totalmente integrado.
Con VIM y las suites aumentaremos el autopost, es decir, se va a reducir de manera notable la intervención manual en el proceso de vida de las facturas. Esto provoca un aumento de la productividad, reducción de costes y riesgo, y sobre todo, mejorando la relación con los proveedores, ya que pueden interactuar con ellos desde la propia suite evitando llamadas o cadenas de emails, etc.
Si quieres saber más sobre la Integracion de Vendor Invoice Management y B2B Network, puedes acceder a nuestro webinar:
https://www.youtube.com/watch?v=80YWD8uL11A&t=4s
En él lo explicamos en profundidad y puedes disfrutar de una demo para verlo más claro. Si necesitas más información o que te ayudemos en tu proceso de decisión, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
