OpenText Vendor Invoice Management (VIM) trabaja en la gestión de las facturas que llegan al sistema por parte del proveedor/es. Debido a las múltiples casuísticas que pueden seguirse a la hora de que una factura finalice correctamente es un estado de contabilización, puede suceder que el sistema en el momento que empieza el proceso de verificación de los datos de la factura para que se contabilice, detecte que existe algún dato erróneo, y no solo un dato que se obtiene directamente de la factura y que no cuadre con la información que se tiene almacenada en el sistema, si no también es capaz de verificar si los datos de los procesos logísticos, de los procesos financieros, datos de la estructura organizativa, etc. que aún no han finalizado o, por ejemplo, que se detecte que la información que se tiene no es suficiente.
Para ello, VIM cuenta con una serie de informes que facilitan este tipo de análisis. En entradas anteriores, hemos cubierto en detalle otros informes de VIM como el de Deuda actual, o el de Ciclo de Vida.
En la entrada de hoy, veremos el informe de VIM Analytics.
Informe VIM Analytics
El report VIM Analytics, es el report más importante y usado en OpenText. VIM Analytics, proporciona una vista muy detallada de todas las facturas de los proveedores en todos sus estados.
VIM Analytics se sincroniza con diferentes objetos de SAP como son: MIGO, MIRO, Pedidos, etc. Esto implica que para que una factura se lleve a contabilización pueden intervenir diversas personas, lo que conlleva a que puede darse un error humano.
Posibles errores que pueden darse y que retrasan el pago de las facturas al proveedor:
- Duplicado de la factura
- Perdida o traspapelado de la factura física
- Perdida del beneficio del pronto pago
- Inversión excesiva de tiempo, recursos en gestión y verificación
- Violación de la seguridad a la hora de aprobar la cantidad de una factura
- Posible incumplimiento del proceso “Three-way match”
- Gran probabilidad de error humano en los datos
- Incumplimiento de los pagos en tiempo
- Y muchos más
Una vez hemos localizado lo distintos errores en los que se pueden incurrir, gracias a VIM y su enorme capacidad de gestión y control podemos ver enseguida los siguientes beneficios y mejoras:
- Ahorro de papel físico
- Beneficio del prontopago
- Control del incumplimiento del proceso “Three-way match”
- Acceso controlado a la información por medio de roles de seguridad
- Aprobación de las facturas únicamente por medio de los usuarios indicados
- Archivado de facturas eliminando la posibilidad de pérdida de alguna
- Consulta inmediata de deuda a proveedor
- Registro de facturas sin abonar
- Control de los usuarios que deben resolver el error en la factura para poder ser contabilizada
- Automatización del pago
- Se disminuye en gran medida el error humano
- Ahorro del tiempo de verificación de los datos por parte del usuario
- Ahorro del tiempo del usuario de introducción de los datos en el sistema
- Etc.
Todos estos beneficios y mejoras podemos potenciarlos desde VIM Analytics, ya que nos ofrece todo un listado de facturas que queramos verificar mediante una gran cantidad de campos multiselección en base a algunos errores mencionados anteriormente o en base a algunas de las mejoras también mencionadas:
Sin ningún problema, se nos facilita la posibilidad de llevar un control del workflow de cada factura que hayas obtenido con el filtro previo.
Se agilizan las tareas de obtención de información que llevaríamos a cabo si quisiéramos obtener información de cada una de ellas yendo a preguntar a los usuarios encargados de por ejemplo una sociedad.
El sistema nos lo muestra, y nos da la posibilidad de poder navegar a los distintos procesos logísticos y financieros involucrados.
Hay que recalcar que esta transacción se trabaja como un informe, no se tiene la posibilidad de poder trabajar en la factura directamente desde ahí.
Como ves, VIM analytics es un informe muy completo. Si quieres saber más, o tienes cualquier duda, no dudes en contactarnos.
