Si tienes una o varias aplicaciones legacy en tu empresa, las cuales almacenan mucha información, tanto datos de negocio como ficheros, que deben ser todavía accesibles y necesitas una solución de decomisado segura, escalable y sencilla de usar, Opentext InfoArchive puede ser una alternativa muy interesante.
El desmantelamiento de aplicaciones heredadas (de-comission legacy applications) es uno de los principales casos de uso de Opentext InfoArchive. A menudo, las aplicaciones heredadas ya no reciben soporte oficial, se ejecutan en hardware antiguo que se acerca al final de su ciclo de vida y contienen datos que ya no se actualizan. Pero estos datos pueden ser valiosos para la empresa y es importante conservarlos por motivos legales, cumplimiento normativo o por ser valores de referencia vitales para la compañía.
¿Por qué no se deben mantener aplicaciones obsoletas?
La retención a largo plazo de estos datos e información en aplicaciones casi obsoletas, desde el punto de vista IT, producen los siguientes inconvenientes:
- Bloquean las iniciativas de transformación digital.
- Retrasan la migración a una arquitectura basada en la nube e incrementan los costes operativos a nivel hardware.
- Aumentan los riesgos a nivel de seguridad de la información corporativa confidencial.
- Paralizan acciones de mejora o de actualización de procesos internos de negocio.
- Escasa adaptación a nuevas regulaciones legales o de privacidad y a la integración con otras aplicaciones de negocio.
¿La solución? InfoArchive
InfoArchive es una solución de archivo potente, segura, accesible y escalable para la empresa ya que conserva, mantiene y controla el acceso continuo a esos valiosos activos de información histórica de la compañía. También es independiente de la aplicación, proporcionando un archivo unificado para todos los datos de la aplicación (datos vivos e históricos) y así disminuir la carga de los sistemas, reduciendo los requisitos de hardware (reduciendo costes de infraestructura IT) y mejorando el rendimiento global de acceso y consumo de dicha información.
Además de ahorrar costes y mejorar el rendimiento, InfoArchive puede ayudarle con las políticas legales de retención de documentación y el cumplimiento normativo ya que cuenta con una sólida funcionalidad para que configurar cualquier requerimiento de retención o ciclo de vida de la información.
¿Cómo funciona?
Los datos legacy se suelen dividir en dos tipos de datos según su naturaleza:
- Estructurados: datos transaccionales, datos de negocio, tablas de BBDD, etc.
- No estructurados: documentos, videos, imágenes, etc.
InfoArchive utiliza los siguientes estándares para la ingesta, almacenamiento, consulta y recuperación de datos:
- OAIS: especifica el formato en el que se introducen, almacenan y recuperan los datos de InfoArchive a lo largo del ciclo de vida de la información.
- XML: formato para archivar datos estructurados y metadatos.
- XQuery: utilizado para la búsqueda y transformación de datos archivados, entre otros.
- SQL: utilizado para la búsqueda en datos archivados.
Según la fuente de información y datos, el tipo de archivado a utilizar puede ser una combinación de los siguientes tipos:
- Basado en tablas: principalmente para datos estructurados y ficheros de tablas, como RDBMS.
- Basado en SIP (submission information packages): utilizado para datos y/o contenido no estructurado. Estos pueden ser agrupados en file archives, data-record archive y compound-record archives.
En la siguiente imagen, vemos un ejemplo de un formulario de búsqueda para documentación relacionada con empleados.
Otra característica asociada con el control y la administración es la de contar con cuadros de mandos o dashboards. Entre otros, InfoArchive cuenta con un cuadro de mando de administración y un cuadro de mando de seguimiento del cumplimiento normativo (compliance), y permiten a los administradores y gestores de políticas retención ver fácilmente la información relacionada con las aplicaciones, como el número de políticas de retención, bloqueos de datos o documentos por circunstancias legales (holds) y purgas.
El cuadro de mando de administración muestra cuánto almacenamiento se está utilizando y cuánto queda, así como información sobre precios por el almacenamiento. El cuadro de mando de seguimiento cumplimiento normativo ofrece información sobre la cobertura de retención, así como previsiones de eliminación. La información de los cuadros de mando se actualiza mediante el job refresh metrics.
Hemos presentado la información más básica sobre esta poderosa herramienta de desmantelamiento de aplicaciones legacy (decomission legacy applications) pero tiene muchas más ventajas y características atractivas para mantener la integridad de los datos, controlar el ciclo de vida de la información y, por supuesto, gestionar la seguridad y privacidad los datos almacenados.
Si quieres saber más acerca de este producto, no dudes en contactar con nuestro equipo experto en soluciones ECM, ya que estaremos encantados de ayudarte.
