Todos estamos de acuerdo en que la principal tarea de un comercial es conseguir ventas exitosas. Para lograr esto, los equipos comerciales pasan muchas horas reunidos con clientes, y viajando de un lugar a otro, lo que les deja poco tiempo para otro tipo de tareas más administrativas.
DocuWare ayuda a maximizar la eficiencia de los equipos comerciales, gracias a su gestión inteligente de documentos, que proporciona una búsqueda y acceso rápidos desde cualquier lugar del mundo en el que se encuentren en ese momento.
Entonces, ¿cómo podría DocuWare ayudar al departamento comercial?
Los principales beneficios que podría proporcionarte DocuWare son:
- Mayor accesibilidad a tus documentos: los documentos se archivan en DocuWare de forma centralizada y se organizan de manera que se puedan acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, ya sea en medio de una reunión o de camino a una visita. DocuWare dispone de aplicaciones móviles para IOS y Android, que permiten a los empleados iniciar, participar y completar procesos digitales facilitando los flujos de información entre ellos y, como resultado, la toma de decisiones más ágiles y acertadas.
- Gestión de propuestas y oportunidades: puede ser que el proceso de cerrar una nueva oportunidad con un cliente deba pasar por varias aprobaciones de diferentes departamentos de la empresa. DocuWare permite la creación de rutas de aprobación con compañeros, así como con socios y clientes potenciales. Estas rutas no sólo agilizan el proceso, sino que garantizan la seguridad de los documentos en todo momento, evitando pérdidas, olvidos y ediciones innecesarias. Siempre que creemos una tarea compartida con compañeros, podremos vincular todos los documentos relacionados con ese proceso como facturas, versiones actualizadas, recordatorios, etc. Lo cual reducirá el tiempo de respuesta al cliente.
- Firma electrónica: en muchas ocasiones los procesos comerciales pueden alargarse en el tiempo. Haciendo uso de la firma electrónica en DocuWare, no sólo se acelera parte del proceso, sino que también se garantiza la autenticidad y legalidad de la información comercial que está siendo compartida. Esta firma puede efectuarse tanto si el firmante está presente o si se encuentra en un lugar remoto, lo que facilita la relación con el cliente potencial.
- Conexión Inteligente: DocuWare se ha integrado con 500 aplicaciones diferentes. Su conexión inteligente permite integrar cualquier aplicación a DocuWare de forma segura y sin necesidad de programar nada. Con solo un clic, se puede ver de forma inmediata los documentos relacionados con una oferta, oportunidad, transacción o cliente. De esta forma, el equipo comercial puede estar siempre conectado y al día de las últimas actualizaciones y oportunidades.
- Integración del correo electrónico: la bandeja de entrada de un comercial es un punto clave a la hora de recibir mensajes importantes de compañeros, clientes potenciales y socios. Por ello, DocuWare permite la integración con Outlook o con cualquier otro proveedor de correo electrónico (Gmail, Yahoo Mail, Hotmail,etc). Con esta integración podrás almacenar y archivar correos electrónicos directamente en DocuWare, agrupar emails relacionados y hasta incluir los mensajes que recibas en flujos de trabajo. Todas estas posibilidades de gestión contribuirán a mantener una bandeja de entrada ordenada, que te ahorrará tiempo a la hora de buscar documentos y contestar emails importantes a clientes potenciales.
Como ves, DocuWare es mucho más que un gestor documental: puede ayudarte a maximizar la productividad no solo de tu equipo comercial sino también de tu equipo de Recursos Humanos, de la logística y supply chain de tu empresa y mucho más.
Si te gustaría saber más sobre las características de DocuWare mencionadas en este artículo, o cómo podría ayudar a otros departamentos de tu empresa, no dudes en contactarnos.
