Cada día son más compañías las que hacen uso de los formularios para solicitar información a personas tanto internas como externas a la empresa. Algunos de los casos de uso más habituales son: solicitar la confirmación de un pedido a un proveedor, solicitar la información personal (nombre, DNI, número de seguridad social, dirección, etc.) a un nuevo empleado, etc.
Con el objetivo de cubrir esta necesidad, DocuWare cuenta con la herramienta perfecta que permite generar potentes formularios de manera rápida y sencilla.
A continuación, repasamos las razones por las que utilizar los formularios de DocuWare es una buena opción:
1. Son privados pero también pueden ser públicos
Son públicos en el sentido de que se pueden compartir tanto con usuarios del gestor documental de la compañía como con personal externo. Además, no es requisito para poder completar el formulario el contar con una licencia de DocuWare. Es posible compartirlo con tantas personas como sea necesario.
2. Es una forma sencilla y rápida de recopilar información de forma estructurada
El enlace para completar el formulario se puede compartir de distintas formas con la persona encargada de completarlo: email, chat, etc. El usuario que lo recibe solo deberá pinchar en el enlace que reciba y ya podrá completar los datos. Una vez finalizado, solo deberá dar a enviar.
Es posible configurar notificaciones automáticas tanto para el envío del enlace al formulario como para confirmar que ya ha sido completado a la persona que lo solicitó.
3. Ahorro de tiempo
Utilizar un formulario estandarizado evita tener que recopilar información de manera individual, lo que ahorra tiempo tanto para quien recopila los datos como para quienes completan el formulario. Además, se evitan errores y omisiones frecuentes al tener un formato claro y específico, así como por el uso de campos predefinidos.
4. La información recopilada se puede procesar de forma automática
Toda la información que el usuario introduzca en el formulario puede ser tratada de forma automática por el gestor gracias al uso de workflows. Por ejemplo, si el formulario enviado tiene como objetivo recopilar información de un nuevo empleado de la compañía, es posible trasladar de forma automática la nueva información al archivo donde estén almacenados el resto de los datos del trabajador.
5. Es posible adjuntar documentación complementaria
Si la persona que rellena el formulario necesita incluir algún documento complementario puede hacerlo ya que DocuWare permite adjuntar documentos. Es posible, además, marcar como obligatorio el adjuntar un documento si así lo requiere el solicitante.
6. Permite generar reportes
Al utilizar un formulario, los datos recopilados pueden ser fácilmente analizados y utilizados para generar informes. Esto ayuda a tomar decisiones informadas y basadas en datos con mayor rapidez.
7. Pueden fusionarse
Esta funcionalidad hace que rellenar los cuestionarios sea mucho más rápido y ofrece la ventaja de procesar esta información a través de los flujos de DocuWare para poder enviar de esta manera los datos recolectados a nuestro PowerBI, por ejemplo.
Si tienes alguna duda o quieres saber más sobre los formularios de DocuWare, contáctanos, estaremos encantados de ayudarte y enseñarte cómo funcionan.
