Deshacerse de los documentos impresos es el primer paso hacia la transformación digital. En este artículo veremos el proceso a seguir para eliminar el papel en nuestras oficinas de forma efectiva y eficiente gracias al gestor documental DocuWare.
Si todavía tienes dudas sobre si eliminar el papel en tu empresa, estos son algunos de los beneficios que experimentarás:
- Reducción de costes.
- Mejora de la seguridad.
- Flujos de trabajo optimizados.
- Mayor agilidad y eficiencia.
- Riesgo empresarial reducido.
- Mejores relaciones con los clientes.
- Impacto medioambiental positivo.
Entonces, ¿cómo puedo eliminar el papel por completo?
Para eliminar el papel en tu oficina te proponemos el siguiente plan, que consta de tres fases de 30 días cada una:
Procesos actuales y equipos responsables
Para conseguir la eliminación de papel en 90 días, primero nos centraremos en profundizar en nuestros procesos actuales y en formar al equipo responsable de llevar a cabo este proyecto. Antes de empezar la transformación digital se deben de tener claras cuestiones como:
- Puntos clave del proceso actual.
- Problemas con el proceso actual.
- Ciclos de vida de nuestros documentos.
- Captura y archivado de la información.
- Ciclos de aprobación de los documentos.
- Personas involucradas en dichos procesos.
Diseño de la solución
Lo siguiente que haremos es dedicarnos a diseñar la solución, esto incluye decidir qué características de software son necesarias para crear una oficina libre de papel. Una vez tengamos clara la solución ideal para nuestra empresa, crearemos consciencia sobre dicha solución. Este paso es crucial, informar sobre cómo la automatización de la oficina facilita las tareas cotidianas y ayuda a cumplir objetivos.
Implementación de la solución
Por último, se llevaría a cabo la implementación de la solución de automatización, prestando especial atención en realizar pruebas al inicio y posteriormente con frecuencia. Previo al lanzamiento, no nos olvidemos de la importancia de formar a nuestro equipo sobre la nueva solución y cómo explotar sus beneficios. La formación se puede impartir a través de sesiones presenciales, webinars, seminarios, etc. Toda la formación que impartamos debe quedar siempre documentada y actualizada. Una vez nuestro equipo esté formado adecuadamente, podremos instaurar este nuevo proceso.
Al finalizar esta sencilla hoja de ruta, tu empresa habrá dado un gran paso hacia la digitalización y experimentará mejoras inmediatas en la gestión de documentos y en la colaboración entre trabajadores a través de flujos de trabajo optimizados.
Caso de Éxito
Son muchas las empresas que ya han dado este significativo salto hacia la digitalización y han obtenido grandes resultados. Es el caso del Instituto Murciano de Acción Social (IMAS), que abarca un amplio abanico de servicios de ámbito social.
Toda la administración se basaba en el papel, pero los procesos de tramitación eran muy largos e ineficientes, por lo que se comenzó a buscar un sistema de gestión documental digital que garantizase la seguridad de la información, ya que los documentos tramitados son en su mayoría confidenciales.
Tras la integración de DocuWare, los documentos presentados por los ciudadanos se escanean directamente en el registro donde un software intermediario comprueba si la documentación es relevante para asuntos sociales y la remite a IMAS; DocuWare la indexa y archiva, pasando a estar disponibles en todo momento para los usuarios autorizados.
Las ventajas de la digitalización son evidentes: gracias al archivado automático y a la disponibilidad inmediata de todos los documentos con sólo pulsar un botón, los trabajadores sociales ya no pierden tiempo archivando y buscando papeles. El instituto IMAS ha reducido sus tiempos de tramitación considerablemente, lo que beneficia no solo a sus trabajadores sino también a los ciudadanos de la comunidad autónoma.
La transformación digital de tu empresa es más accesible que nunca gracias a DocuWare. Para más información sobre el proceso a seguir, no dudes en contactarnos y estaremos encantados de ayudar.
