Las dificultades a las que se enfrenta el departamento de Cuentas a Pagar son ya conocidas:
- Alto coste del departamento. Con VIM optimizaremos los costes ya que cada factura irá a la persona correcta, y al rol correcto encargado de tratar esa factura. El proceso es más rápido y eficiente y eso se traduce en menor coste.
- Perder descuentos por pronto pago, en muchos casos por falta de visibilidad de esas facturas. Para el departamento de Contabilidad es difícil conocer el número de facturas recibidas entre los distintos departamentos y, por consiguiente, les es complicado tener un control sobre el tiempo de pago. Con VIM tendremos el control total de la factura y sabremos a través de informes el estado actual cada factura.
- Alto ciclo de vida de una factura. Los departamentos de cuentas a pagar suelen gastar mucho tiempo en la tramitación de la factura (hablando por teléfono/email con los distintos departamentos o con los proveedores por temas relacionados con la factura). No obstante, VIM ofrece herramientas para agilizar muchísimo estos procesos. Además, mediante la herramienta OCR, la factura entra en el sistema de manera automática, y sería capaz de reconocer y enviar a SAP todos los datos de la factura como el proveedor, el importe, etc. eliminando la introducción manual de datos por los usuarios.
- Por último, y casi el aspecto más importante, es la acumulación de papeles por las mesas. La digitalización permite la eliminación de esta acumulación de facturas en papel, y la optimización del proceso de facturación.
De hecho, uno de los puntos más importantes de VIM es que permite la canalización de facturas de cualquier tipo y desde cualquier canal, como podemos ver en el siguiente esquema:
Poniendo el foco sobre lo que viene en el futuro, que es la factura electrónica, podemos ver cómo se está implantando ya en muchos países. VIM se integra perfectamente con estos estándares de procesamiento. Es importante señalar también que, a raíz de la pandemia, la Unión Europea ha lanzado un paquete de ayudas para impulsar la factura electrónica en los países del entorno, para que las empresas se acojan a la nueva forma de procesamiento de la factura, más ecológica, y poco a poco conseguir la eliminación de la factura en papel.
Podremos recibir facturas mediante XML y PDF, ambas soluciones accesibles para cualquier proveedor.
No nos podemos olvidar de la solución de facturas en papel, ya que actualmente sigue siendo el más utilizado.
La manera de conseguir eliminar el papel en la recepción de la factura es mediante una conexión directa a un escáner, que tiene una sofisticada separación de documentos, ya que es capaz de distinguir diferentes facturas dentro de un mismo paquete que introduzcamos en el escáner. Todo esto se procesará con una buena calidad de imagen y podremos archivar la imagen de la factura e iniciaremos el flujo en VIM. Una vez archivada la imagen, ya la factura puede ser guardada y el papel se elimina del flujo. De hecho, incluso se podría eliminar dicha factura en papel si añadimos la digitalización certificada al proceso.
La finalidad de esto es el procesamiento de la factura sin pérdidas de información y con un acceso instantáneo desde cualquier lugar, ya que con conexión a internet sería suficiente.
Por último, hay que señalar que cada vez vemos que ganan más popularidad las redes B2B y las suites PTP, herramientas muy utilizadas por las empresas para gestionar las compras, hacer pedidos o recibir facturas. Por supuesto, VIM también integra estas facturas que recibimos mediante estos canales, de polataformas como pueden ser Tradeshift, SAP Ariba, Coupa o Ivalua, por citar las principales.
Si quieres más información sobre VIM o estás pensando en implementarlo en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
