Como ya os presentamos en un post anterior, SAP VIM Solutions Beyond Invoice engloba una serie de soluciones que permiten automatizar el procesamiento de documentos entrantes en SAP. Si lo acompañamos de las soluciones OCR de OpenText y su tecnología machine learning, el fabricante nos ofrece una solución integral que nos permite optimizar el proceso de captura, procesamiento y automatización de una gran variedad de tipos de documento. Hoy os vamos a hablar de cómo este producto es capaz de gestionar el procesamiento de los remittance advices (o avisos de pago).
Un remittance advice, o payment advice, es un documento informativo enviado por un comprador a su vendedor que contiene el detalle del procesamiento del pago.
El objetivo de un remittance advice es ayudar al departamento de Cuentas por Cobrar del vendedor con la asignación del pago, y su consiguiente compensación de las partidas abiertas pertinentes en la cuenta del cliente.
Un remittance advice se considera un documento de cortesía, similar a un extracto de cuenta. El problema se encuentra en que la falta de una "norma" definida ha dado lugar a una gran variedad de formatos y diseños para este tipo de documentos, lo que hace que su procesamiento pueda llegar a resultar complicado.
¿Cuál es la problemática del procesamiento de los remittance advices?
- Al tratarse de documentos de cortesía, no siguen un formato o esquema claramente definido en todos los sectores o clientes, lo que dificulta su procesamiento.
- Se reciben documentos de remittance advice incompletos o ilegibles.
- Los grandes pagos pueden incluir múltiples desembolsos a través de muchas facturas individuales que no siempre están claramente referenciadas en los remittance advices.
¿Cómo afecta esta problemática a nuestra empresa?
- El equipo de Cuentas por Cobrar debe realizar un seguimiento constante y manual para comparar las facturas pendientes de pago y las que el cliente ya ha abonado.
- Se dedica mucho tiempo a examinar extractos bancarios y recibos para cotejar los documentos de remittance advice.
- El tiempo adicional invertido puede dar lugar al incremento de DSO (Days Sales Outstanding), lo que provoca ineficiencias en el proceso de Tesorería y problemas de flujo de caja.
La solución Remittance Advice es parte de las Order to Cash Solutions cubiertas por el producto VIM, y con su implementación logramos eliminar toda la problemática habitual que os hemos descrito para el procesamiento de estos documentos:
- Automatizando su aplicación en todas las facturas para reducir los errores y los pagos no realizados.
- Reduciendo drásticamente los retrasos, los errores y las tareas que consumen mucho tiempo.
- Ofreciendo la posibilidad de marcar cualquier elemento de la factura que no coincida para que el equipo lo evalúe y lo solucione.
- Reduciendo el DSO y eliminando el riesgo de doble facturación, o de marcar prematura (y erróneamente) partidas pagadas.
- Ahorrando un tiempo valioso y aumentando la eficacia y la precisión del proceso order-to-cash.
La conclusión es sencilla: implementar la solución VIM para gestionar sus Remittance Advice en toda su empresa le ahorrará costes y tiempo, y le hará estar mejor equipado para hacer frente a las incertidumbres del mundo actual.
¿Quieres saber más? No dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de asesorarte y resolver cualquier duda.
