Cada día, el departamento de recursos humanos de cualquier organización debe atender una gran cantidad de solicitudes que terminan documentándose sobre una base de estructuras de texto repetitivas.
La generación de esta cantidad de documentos, cuya información procede de distintos orígenes, ya no debe generarse manualmente desde plantillas estáticas, sino que debe ser generada dinámica y automáticamente.
Por ello, el apoyo de la organización en un sistema de generación de documentos potente es clave para generar, de manera eficiente y efectiva, la documentación sin errores y de manera ágil, permitiendo al personal de recursos humanos concentrarse en otras tareas fundamentales.
Llegar a este nivel de automatización requiere de un producto sofisticado que permita recuperar información de una gran variedad de fuentes y entregarla en multitud de formatos y canales (PDF, DOCX, eMail, SMS, etc.).
OpenText Exstream: la solución para la generación automática de documentos
En Brait somos expertos en la implantación de Exstream para OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors, el sistema de generación de documentos de la compañía líder en el ámbito de la gestión documental, OpenText, conectado con el principal proveedor de gestión de RR.HH. en la nube, que cubre todas las necesidades del flujo documental de recursos humanos.
OpenText Exstream permite acelerar la construcción, despliegue y actualización de una ingente cantidad de plantillas al permitir un desarrollo orientado a objetos, lo que significa que una gran cantidad de recursos pueden ser reutilizados en aquellas donde sea necesario.
Algunas de las funciones más interesantes que brinda OpenText Exstream son las siguientes:
- Guardado de documentos en el espacio de trabajo del empleado: ya que gran parte de la documentación generada puede ser de interés directo del empleado o de los administradores de RR.HH., el sistema permite guardarlo dentro de su espacio de trabajo (también conocido como Business Workspace) en una ubicación predefinida asociada al tipo de documento.
- Permisos de generación de documentos: con el fin de preservar la privacidad de la información generada en el documento, es posible restringir la generación de cada tipo de documento a unos grupos, roles o usuarios concretos.
- Eventos de RR.HH.: se pueden procesar los pasos de los flujos de trabajo de SAP SuccessFactors como eventos para recursos humanos, por ejemplo, al reubicar un empleado. En este paso, RR.HH. recibiría la tarea para generar el documento correspondiente y almacenarlo en el espacio de trabajo del empleado.
- Bloques de texto dinámicos: Exstream no solamente se dedica a rellenar información recuperada dentro del propio documento, si no que se le puede establecer reglas de inserción de bloques de texto. Esto permite variar el contenido del documento en función de unas condiciones definidas.
- Formateadores: es bien sabido que, en ocasiones, el sistema externo no devuelve la información en el formato que uno desearía. Exstream permite desarrollar formateadores para dar el aspecto final a cualquier valor que nos podamos imaginar: una fecha, un nombre, un número, etc.
- Entrega de información en múltiples canales: no solo podemos descargar los documentos generados en el sistema o en el espacio de trabajo, sino que también podemos entregar la información generada a través de correo electrónico o SMS.
Además, el producto ofrece cierta flexibilidad para ampliar sus capacidades mediante el desarrollo de scripts.
Si piensas que todas estas funcionalidades podrían complementar tu integración actual de OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors, es importante que sepas que este producto viene incluido en la licencia, por lo que solo es necesario realizar la instalación y comenzar a configurarlo. Nuestros consultores te podrán guiar de tal forma que puedas sacar el máximo provecho minimizando costes.
Si por el contrario no tienes OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors, pero sigue interesándote OpenText Exstream, contáctanos y te contaremos todos los posibles escenarios.
