En post anteriores comentamos sobre la publicación de la nueva Ley Crea y Crece, que conlleva la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y profesionales españoles en sus relaciones comerciales.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?
- Garantiza el control sobre los pagos.
- Supone un ahorro en tiempo y gestión.
- Reduce la morosidad y los costes de transacción del tráfico mercantil.
- Facilita la información sobre los plazos de pago entre empresas.
- Favorece la inmediatez y la eficiencia.
- Mejora el medioambiente.
¿Cómo integrar la factura electrónica en VIM?
Si ya disponemos de Vendor Invoice Management by OpenText como herramienta para la gestión y contabilización de las facturas de proveedores, podemos integrar al 100% la recepción de factura electrónica, ya que la herramienta permite configurar diferentes canales de entrada entre los cuales el de formato XML:
VIM se integra perfectamente con estos estándares de procesamiento que conlleva la facturación electrónica.
Al integrar la factura electrónica en Vendor Invoice Management se eliminan del todo las tareas manuales de ingesta de documentos, ya que, desde la perspectiva del encargado de cuentas a pagar, las facturas electrónicas entrarían automáticamente en el sistema y se intentarían contabilizar. En caso de haber cualquier problema que impidiese la contabilización automática, el documento pararía en VIM para que AP pueda resolver los problemas relacionados.
Cuando el XML entra en el sistema se realiza un mapeo individual de cada uno de los campos de nuestras facturas. Posteriormente el mapeo en VIM se genera nuestro documento para proceder con el tratamiento del mismo en caso de ser necesario.
Desde VIM siempre se podrá acceder al documento electrónico recibido, así como en el caso de disponer del PDF de la factura adjuntada por el proveedor (la cual se puede ver en el panel de procesamiento VIM como imagen principal de la factura), como sus adjuntos, en caso de disponer de ellos.
Aunque desde el punto de vista del departamento de cuentas a pagar puede ser más útil gestionar documentos PDF, es importante no olvidarnos de que carecen de valor legal. Sin embargo, siempre estarán en VIM para que dispongamos de ellos en caso de necesitarlo.
Simplifique el cumplimiento de la facturación electrónica
Ya existen regulaciones en más de 45 países para la adopción de la factura electrónica, y las soluciones ofrecidas por las empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad.
La herramienta VIM se adapta a la obligatoriedad y la estandarización del uso de factura electrónica, permitiendo un mayor grado de automatización y control en la gestión de facturas.
Si quiere más información sobre VIM , está pensando en implementarlo en su empresa, o quiere adaptar su sistema a la nueva normativa sobre facturación electrónica, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarle y asesorarle.
