En numerosas entradas de blog, hemos comentado las virtudes de VIM, como gestor de facturas (y otros documentos 😉), y cómo nos va a ayudar a llevar a nuestro departamento de contabilidad (u otro, si hablásemos de otros documentos que no sean facturas) a un alto nivel de eficiencia.
Por otro lado, también hemos hablado del producto OpenText Extended ECM for SAP Solutions y su capacidad para ser el repositorio 360 dentro de una compañía.
En la entrada de hoy, vamos a comentar por qué es importante que 2 productos así se integren y qué nos va a aportar.
SAP VIM by OpenText
El uso de VIM permite automatizar el flujo de contabilización de cuentas a pagar (y como hemos visto ya, ahora integramos documentos incluso de los departamentos de venta) pero no realiza una gestión documental propiamente dicha. Esta carencia es perfectamente cubierta por OpenText Extended ECM for SAP Solutions que hace de repositorio 360 avanzado.
VIM tiene multitud de transacciones, a través de las cuales, las personas que trabajan con documentos pueden consultar distinta información sobre ellos.
Una de ellas, es el Área de trabajo de VIM, o VIM Workplace, gracias a ella, las personas involucradas en el procesado de un documento tratan las distintas incidencias que requieren de su atención.
Esta es la herramienta central para el procesamiento de facturas y nos permite acceder a todos los aspectos del ciclo de vida de la factura (desde la recepción hasta el pago).
En muchas situaciones los usuarios pueden necesitar alguna información adicional como el contrato, un albarán, confirmaciones de pedido, correos electrónicos o similares, mientras están trabajando dentro del área de trabajo de VIM.
Integración con OpenText Extended ECM
Es aquí donde OpenText Extended ECM encaja a la perfección ya que permite dentro de las transacciones SAP acceder a toda la documentación relacionada con la factura.
Como vemos en la captura de pantalla superior, dentro de VIM Workplace podemos acceder a diferentes espacios de trabajo relacionados: proveedor, materiales de la factura, entradas de mercancía de los pedidos que lo componen, etc, permitiendo al usuario navegar desde un mismo lugar entre toda la información del objeto.
El acceso a la documentación también es muy sencillo y se realiza con un solo clic en la misma ventana haciendo uso del lector integrado “Intelligent Viewer”.
Gracias a esta integración con el panel de excepciones de VIM, el usuario tiene acceso directo a toda la documentación e incluso puede cargar documentos adicionales mediante la función de arrastrar y soltar mientras resuelve una excepción en el área de trabajo de VIM.
Por supuesto, OpenText Extended ECM for SAP Solutions hace mucho más: también gestiona Records Management, proporciona una potente búsqueda, se integra con otros ERPs y con Microsoft Office (Teams, Sharepoint, etc) y, por supuesto, con el sistema de archivos habitual.
En definitiva, es el depósito central de información ideal para toda la empresa.
Desde Brait, podemos ayudarte con la integración de ambas soluciones. Si tienes cualquier duda, no dudes en contactarnos.
