La gestión eficiente de la documentación no es solo una ventaja, sino una necesidad. Una empresa que maneja grandes volúmenes de documentos sabe en primera mano lo complicado que puede ser integrarlos en un gestor centralizado como OpenText Extended ECM. Aquí es donde entra en juego nuestra herramienta de importación automática de documentos desde File Server.
¿Qué es un File Server?
Un File Server es un servidor que permite almacenar, organizar y compartir documentos entre equipos y usuarios dentro de una red. Muchas empresas lo utilizan como un repositorio principal, pero, a menudo, esto lleva a que la información quede dispersa, sea difícil de gestionar y pierda su trazabilidad.
Nuestra herramienta convierte el caos en organización. Automatiza la subida de documentos desde el File Server a Extended ECM, clasificándolos y archivándolos según reglas definidas por el nombre de los archivos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que asegura que los documentos estén disponibles en el lugar correcto sin esfuerzo manual.
¿Puede ser útil para mi empresa?
Si tu empresa enfrenta alguno de estos problemas, nuestra solución es lo ideal:
• Grandes cantidades de documentos guardados en discos locales o unidades de red que necesitan ser subidos manualmente.
• Procesos no integrados: documentos escaneados o sistemas externos que no llegan automáticamente al gestor.
• Documentación histórica dispersa debido al volumen significativo de archivos antiguos y que deberían ser añadidos al gestor.
• Plataformas desactualizadas al no haber una forma sencilla de mover la documentación en unidades compartidas.
• El trabajo manual de clasificación y subida se retrasa o simplemente no se realiza.
• Los documentos son difíciles de encontrar porque están mezclados o en diferentes ubicaciones.
Beneficios de automatizar la gestión documental
Nuestra herramienta ofrece un enfoque innovador para solucionar estos problemas, haciendo el trabajo de los empleados más ágil y los procesos más fluidos. Además, de centralizar y organizar la documentación de la empresa.
1. Automatización documental
Optimización de la gestión documental reduciéndose significativamente el trabajo manual tedioso y repetitivo. Los documentos se suben automáticamente desde la unidad de red al gestor.
2. Gestión de grandes volúmenes de archivos
No importa cuántos documentos sean, nuestra solución procesa grandes cantidades sin necesidad de intervención humana.
3. Auditoría y trazabilidad de los documentos
Todo bajo control. Cada documento subido se registra, asegurando un seguimiento completo de la documentación.
4. Integración con otros sistemas
Facilidad de integración con procesos de escaneo y generación de documentos actuales, a través de la definición de una tabla de nomenclatura común por tipología de documento.
5. Centralización y organización
Si el documento está en la unidad de red con la nomenclatura adecuada, será subido al lugar correspondiente. Además, hay la posibilidad de añadir y rellenar los metadatos asociados a los documentos subidos.
6. Funcionamiento 24/7
Nuestra herramienta opera 24/7, garantizando que tus documentos siempre estén sincronizados.
Solución Brait para OpenText Extended ECM
La automatización de la gestión documental no solo alivia las tareas tediosas, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad de la información. Básicamente optimizamos la gestión documental con un sistema donde:
• Los documentos se clasifican y archivan solos.
• El equipo no pierde tiempo buscando información dispersa.
• Todo está listo para ser consultado, actualizado y compartido en tiempo récord.
¿Más información sobre optimización de la documentación almacenada en File Server?
Si estás buscando una manera de centralizar y optimizar la gestión documental, nuestra solución de importación automática desde File Server es justo lo que necesitas. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a transformar la forma en que se manejan los documentos de tu empresa.
