En las empresas de cierto tamaño, es común tener multitud de aplicaciones con funciones parecidas pero que solo cubren departamentos o sistemas específicos dentro de la compañía.
Esto supone un alto coste de mantenimiento, uso de recursos, necesidades documentales, usuarios sin accesos a sistemas que necesitan, y un largo etcétera.
Este era también el caso de nuestro cliente Grupo Saica. Partiendo de un escenario como el anterior, y con múltiples retos que afectaban a su trabajo en el día a día, apostaron finalmente por una herramienta que les permitiera integrar todos sus sistemas en uno: OpenText Extended ECM. En este artículo, vamos a hablar del caso de éxito que supuso este proyecto para Saica.
Sobre Grupo Saica
El Grupo Saica es una de las empresas líderes en Europa en la fabricación de papel reciclado para cartón ondulado, con una capacidad de producción anual de 3,3 millones de toneladas. Con más de 10.000 empleados y presencia en España, Francia, Italia, Portugal, Reino Unido, Irlanda, Turquía, Luxemburgo, Países Bajos, Estados Unidos y Polonia, el Grupo Saica tiene cuatro líneas de negocio: fabricación de papel reciclado para cartón ondulado (Saica Paper), gestión de residuos y servicios medioambientales (Saica Natur), producción de embalaje de cartón ondulado (Saica Pack) y embalaje flexible (Saica Flex).
El reto de Saica
El punto de partida era muy complejo técnicamente, ya que se tenían que integrar 5 sistemas diferentes sumado, además, a la existencia de un sistema no SAP como es PRISMA – un ERP desarrollado 100% a medida por SAICA para una de sus áreas de negocio.
En Saica los flujos de trabajo estaban muy bien definidos y funcionalmente, se necesitaba una herramienta que permitiera interacción total entre los usuarios y acceso global a la documentación.
El gran volumen de documentos generados en Saica en los distintos sistemas de gestión asociados a los flujos de negocio hacía necesario poder controlar todo el proceso de creación, recepción, ubicación, acceso y la preservación de los mismos. Custodiar, recuperar y acceder a la documentación que se genera de un modo eficaz era fundamental para el Grupo. Por no contar con el ahorro de costes que supone centralizar todo el flujo de gestión documental en una única aplicación.
La solución: OpenText Extended ECM
Buscábamos desplegar un entorno capaz de dar cobertura a todos los retos asociados al crecimiento en volumen y criticidad de acceso a la información. Un entorno donde la estabilidad y la alta disponibilidad eran fundamentales.
Fue un proyecto retador, que requería la coordinación de todos los equipos de sistemas. Un proyecto de carácter tecnológico, a priori de menor visibilidad para el negocio, pero muy necesario para la compañía.
Por parte de Saica, se realizaron análisis de los escenarios más demandantes en cuanto a recursos. Una vez localizados, Brait ayudó a dimensionar el número de servidores y recursos necesarios para los próximos años.
Asociado a esto, Brait trabajó en la reordenación de servicios y procesos de Content Server para que por un lado se mejoraran los tiempos de respuesta y por otro aumentara la disponibilidad del entorno. De forma muy resumida, garantizamos que todos los servicios que pudieran duplicarse así estuvieran y los que fueran críticos se ubicaron en servidores específicos.
Ahora después de varios meses con el proyecto finalizado vemos que fue un acierto y la calidad del servicio ha mejorado muchísimo.
Resultados
A modo resumen, esto son algunos de los beneficios obtenidos del proyecto de integración con sistemas de OpenText Extended ECM:
- Integración multisistema, tanto SAP como no SAP.
- Repositorio 360, donde convergen todos los usuarios de la compañía.
- Una plataforma estable, bien dimensionada y que de un servicio de calidad a los usuarios.
- Control del crecimiento de la plataforma para que su crecimiento sea dentro de los parámetros de calidad impuestos por Saica.
