Mejoras e Innovaciones en OpenText Extended ECM 23.2

La semana pasada se anunció el lanzamiento de la versión 23.2 de algunos de los principales productos de OpenText.

Como viene siendo habitual, la compañía sigue con su estrategia de adopción de la nube, dentro del llamado proyecto “Titanium”, presentando novedades en todas sus soluciones cada trimestre. Las versiones Cloud Editions (CE) siguen la hoja de ruta de OpenText donde se da prioridad a la modernización de procesos y la transformación digital basada en la nube.   

Dentro de los principales productos anunciados por OpenText, vamos a destacar las últimas novedades e innovaciones presentadas para uno de sus productos más conocidos Extended ECM (anteriormente conocido como OpenText Content Server o también OTCS).

Extended ECM Capabilities

Desde el último trimestre del año pasado, se han reorganizado las distintas prestaciones que tiene Extended ECM (lo que ahora se conocen como Extended ECM capabilities) agrupándose en los denominados X-Plans. Vamos a revisar las diferentes novedades que se presentan en cada uno de estos planes.

X1 Plan – Boost team productivity

Integración con Microsoft Teams

Lo más relevante es la fuerte apuesta y continua mejora en la integración con Microsoft Teams, permitiendo adoptar la estructura de contenido de Teams, sincronizar miembros e incluso crear business workspaces desde la misma pantalla de Teams.

Integración OpenText Extended ECM con Microsoft Teams

Esto es gracias a la perfecta sincronización de información y contenido entre ambos sistemas, aumentando así la productividad de los usuarios y facilitando la colaboración y coautoría de documentos.

Interfaz vista inteligente

Se presentaron nuevas mejoras, algunas bastante esperadas desde hace algún tiempo, para la interfaz de usuario de la conocida vista inteligente o smart view, como son, por ejemplo:

  • Nueva opción de layout.
  • Soporte para crear generaciones (elemento utilizado para referenciar versiones).
  • Nuevo widget de elementos reservados (my reserved items widget).
  • Mejoras en informes gráficos interactivos (content intelligence con webReports).
  • Nuevo rol de Content Manager, un rol diferente al del usuario administrador o usuario de sistema, para gestionar el acceso seguro a todo el contenido de la plataforma.
  • Mejoras en el Notification Center, donde ya se puede personalizar los correos electrónicos con la imagen corporativa de cada compañía y elegir la periodicidad de los mensajes (inmediatos, diarios o semanales).

Se anunciaron también nuevos escenarios de negocio para el área de Compras (Procurement) y Ventas (Sales), uniéndose así a la business process library ya existente, donde encontramos:

  • Agreements.
  • Projects.
  • Teamspaces.
  • Enterprise Asset Management.
  • Real Estate Management.

X2 Plan – Build cross-functional excellence

Integración con SAP

Dentro de este plan, tenemos las famosas integraciones de Extended ECM con aplicaciones de negocio, siendo la integración con SAP la más destacada. Y aquí tenemos la nueva integración out of the box UI para las aplicaciones Fiori de S/4 Hana, esto es gracias a la iniciativa del propio SAP con S/4 Hana Harmonized Document Management para que Extended ECM sea parte de la experiencia de usuario dentro de las vistas de aplicaciones Fiori.

Se ha anunciado también el soporte relacionado al acceso de todos los usuarios SAP con distintos dispositivos móviles (tabletas y móviles).

Generación de Documentos

Anteriormente, esta funcionalidad estaba destinada principalmente para la integración con SAP SuccesFactors, pero ahora está completamente disponible con la licencia X2 Plan (también con la X3) y se puede utilizar con un botón desde cualquier business workspaces.

Esto permite crear rápidamente documentos basados en plantillas con valores de metadatos extraídos de un business workspace, automatizar la generación de documentos basados en eventos o metadatos y ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a los usuarios con pocos clics gracias a la facilidad y sencillez para utilizar esta funcionalidad.

Intelligent Viewing

Se han presentado novedades dentro de está capability como son por ejemplo los banners y marcas de agua para hacer anotaciones y marcas dentro de un documento. También el uso de OCR para extraer información de documentos PDF y la opción de poder comparar fácilmente dos documentos en una misma pantalla.

X3 Plan – Bridge across enterprise boundaries (Cloud Services Extensions)

Core Capture

Se ha recordado la gran precisión y eficiencia de esta Intelligent Capture for SAP Solutions (basada en machine learning) para automatizar tareas rutinarias como son por ejemplo la clasificación y el archivado de documentos en grandes cantidades.

En un ejemplo práctico, se ha comprobado la rapidez y facilidad que tiene el uso del widget de Intelligent Filing para clasificar documentos de forma automática. Esto permite la extracción automática de metadatos, así como su clasificación, y guardarlo directamente dentro de una subcarpeta de un workspace.

Esto característica es realmente útil cuando se gestionan grandes volúmenes de documentos que requieren gran precisión en el reconocimiento de datos y la clasificación de este.

OpenText Cloud Content

También se presentaron nuevas características y novedades para las versiones en la nube, conocido como OpenText Content Cloud, de la que puedes conocer más directamente de la entrada de blog de OpenText, donde se habla de la nueva integración con IDOL y los nuevos conectores para Microsoft® Power Automate que permiten automatizar procesos de forma rápida y sin mucho esfuerzos, reduciendo la inversión en IT al aprovechar las herramientas ya consolidadas en el mercado para el trabajo colaborativo.

Si quieres saber más de estas novedades y sobre otros productos OpenText, no dudes en contactar con nuestro equipo, que estará encantado de ayudarte con todo lo que necesites para la transformación digital de tu compañía.

Fuente: OpenText (blog y recursos del evento OpenText World EMEA 2023)

Artículos relacionados  Cómo gestionar el ciclo de vida de los documentos con OpenText Extended ECM