El expediente de los empleados está formado por una gran cantidad de documentos, que ocupan todo el ciclo de vida desde la fase de selección como candidato, pasado por la de contratación como empleado y terminando en el fin de la relación con la empresa.
Esta gestión de expedientes supone un alto volumen de tareas para el departamento de RR.HH., siendo algunas de las tareas más comunes:
- Generación de cartas de compromiso.
- Generación de contratos.
- Registro de datos personales del candidato/empleado.
- Gestión de documentación del empleado: DNI, pasaportes, altas y bajas, etc.
- Tareas administrativas como cumplimiento de cursos obligatorios, nóminas de personal, etc.
- Firma de documentos.
- Notificaciones del empleado.
Completar dichas tareas requiere de un alto grado de intervención manual en el departamento de RR.HH. (editar, buscar, guardar, etc.), y la carga de trabajo, junto con la responsabilidad y complejidad de las tareas, supone que en muchas ocasiones el equipo de RR.HH. no pueda atender nuestras peticiones porque están involucrados con tareas más críticas como las nóminas, registro de nuevos empleados en la compañía, etc.
Además de los problemas convencionales como el gasto de papel, tinta, errores humanos de edición y validación, etc., la experiencia nos dice que la gestión de los recursos de un departamento puede ser clave a la hora de optimizar los costes del mismo. Esto unido al bienestar de los empleados aligerando el estrés y su carga de trabajo, hace que sea necesaria la automatización y simplificación de los procesos del equipo.
¿Cómo optimizar el trabajo del departamento de RR.HH.?
DocuWare puede ayudar a reducir el estrés y la carga de trabajo que el departamento pueda sufrir. Desde Brait, tenemos la experiencia para realizar una buena configuración de este gestor documental, adaptándolo a las necesidades específicas de cada caso, para asegurarnos que la solución realmente aporte valor Esto se traducirá en, no sólo un importante ahorro económico, sino que también, en un mejor ambiente y un aumento de la productividad de toda la empresa.
Ventajas de usar DocuWare en RR.HH.
DocuWare puede ayudar a garantizar la productividad en los procesos de selección de personal gracias a:
- Generación de documentación de forma automática gracias al uso de plantillas en Word.
- Recogida de información directa desde correos electrónicos, solicitudes y otras fuentes en una única base de datos de candidatos.
- Firma remota de cartas de compromisos, contratos, etc.
- Envío de información de candidatos con total facilidad a todos los responsables de contratación.
- Generación de notificaciones de correo electrónico para cualquier evento de flujos de trabajo.
- Garantiza la privacidad total de los datos de cada candidato.
- Garantiza el cumplimiento normativo gracias a los procesos transparentes.
- Gestión del ciclo de vida documental.
Con Docuware además podemos introducir en la empresa el concepto de repositorio 360 que nos permite simplificar la gestión documental disponiendo de un único elemento de archivado.
Esto nos permite mejorar la eficiencia de los procesos:
- Obteniendo la información del empleado de una única fuente garantizando su distribución fiel y correcta.
- Organizando toda la documentación de los empleados en un único archivo de forma eficiente desde el primer día.
- Estructurando el proceso de firma gracias a la distribución automática de tareas a todos los departamentos relacionados, además de notificaciones de seguimiento para verificación de antecedentes, ejecución de acuerdos de empleados, acuerdos de confidencialidad, formularios de impuestos, suscripciones a planes de beneficios e información de depósitos directos.
- Creando de flujos de trabajo y formularios para solicitudes de días de descanso o ausencias por enfermedad, etc.
En Brait, contamos con los mejores consultores con más de 15 años de experiencia implantando DocuWare y configurándolo según las necesidades específicas de cada cliente, de forma que el uso de la plataforma se transforme en la consecución de resultados.
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