10 razones para actualizar OpenText Content Suite y Extended ECM

En este artículo os presentamos 10 ventajas de actualizar OpenText Content Suite y Extended ECM:

1. Más cerca de la nube

OpenText Extended ECM Cloud Edition es una plataforma nativa en la nube que permite a los clientes ejecutar en cualquier lugar, de forma más sencilla y rápida.

Los beneficios de migrar a la nube son numerosos, podemos destacar:

  • Implementación y ejecución en cualquier lugar: en las instalaciones, híbrida o en la nube; en contenedores o en máquinas virtuales tradicionales.
  • Gestión más rápida y sencilla: las plataformas nativas en la nube permiten la implantación, el escalado y la gestión automatizados.
  • Obtenga actualizaciones periódicas con las últimas funciones: la adopción de nuevas funciones es ahora más rápida, sencilla y rentable que nunca.

Pasarse a la nube es una gran decisión para muchas organizaciones, pero no tiene por qué ser todo o nada. Es posible hacerlo de una forma híbrida e ir adoptando un enfoque según sea necesario para mover el contenido a la nube.

2. Mejora la experiencia de usuario

Con la Smart View, OpenText ha redefinido la interfaz ofreciendo una experiencia de usuario mejorada y más intuitiva. La interfaz ha sido rediseñada para ofrecer una navegación más sencilla y una mayor capacidad de personalización.

  • Permite configurar pantallas personalizadas basándose en los diferentes roles de usuario.
  • Permite a los usuarios hacer modificaciones sobre su propia página de inicio al sistema.
  • Permite añadir diferentes widgets para acceder de una forma más rápida a los elementos más relevante facilitando, por tanto, la navegación de los usuarios.

3. Mejora la productividad

Extended ECM ofrece funciones mejoradas para aumentar la productividad. La edición en vivo permite a los usuarios modificar documentos en tiempo real, mientras que las funciones de búsqueda mejoradas permiten encontrar información de forma más rápida y sencilla.

Además, el uso de aplicaciones preconfiguradas y listas para usar disponibles sin coste adicional con la actualización a Extended ECM hacen que se puedan implementar complejos flujos que faciliten y agilicen la gestión de los procesos de la compañía sin conllevar grandes esfuerzos por parte del departamento de IT.

4. Aumenta la seguridad

Extended ECM ofrecen funciones mejoradas para aumentar la seguridad. La seguridad basada en roles permite a los usuarios acceder a la información solo si están autorizados, mientras que las funciones de auditoría mejoradas permiten rastrear todas las acciones realizadas en los documentos. Entre las mejoras, destacan:

  • Correcciones de seguridad, incluidas actualizaciones cruciales de bibliotecas de terceros, como OpenSSL.
  • Nuevas funciones de seguridad en torno a la gestión de información sensible (contraseñas de base de datos, contraseñas de OTDS, etc.)
  • Integración con Azure Information Protection (disponible con la extensión M365) para asegurar y proteger aún más la información.

5. Mejora la colaboración: Microsoft 365

Cada vez es mayor el número de compañías que facilitan a sus empleados la opción de teletrabajar. Muchas compañías utilizan aplicaciones de Microsoft 365 como Microsoft Teams para colaborar y compartir contenido con sus equipos. Con el objetivo de permitir la colaboración en tiempo real, así como para asegurar que todos los registros son almacenados en un único lugar, Extended ECM ofrece la integración con las aplicaciones de Microsoft 365. Esta integración permite:

  • Sincronización completa con Microsoft Teams: mejora el acceso y la colaboración en el contenido de Extended ECM con la sincronización completa de documentos y subcarpetas entre Business Workspaces y Teams.
  • Gestione el ciclo de vida de Microsoft Teams: controle el contenido de Teams desde su creación hasta su archivo y eliminación
  • Simplifique los procesos empresariales disminuyendo el número de aplicaciones informáticas a utilizar en cada proceso.

6. Facilita la integración con otras aplicaciones de OpenText

Es posible aumentar aún más las funcionalidades que ofrece Extended ECM al integrarla con otras aplicaciones propias de OpenText. Algunas de las aplicaciones con las que se puede integrar son:

  • OpenText Core Share: permite compartir documentos con personas externas a la compañía que no cuentan con usuario de acceso al gestor.
  • OpenText Exstream: Aprovecha los datos y contenidos que ya existen en la organización para transformar las comunicaciones con los clientes en experiencias de cliente atractivas y altamente personalizadas en los canales digitales e impresos, en diferentes tamaños de pantalla y dispositivos.
  • OpenText Intelligent Capture: Automatiza la carga de contenidos, acelerando el enrutamiento de la información a los usuarios y el sistema adecuados de la organización. Combine las funciones de captura estándar, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), con un potente aprendizaje automático, la captura extrae información del contenido y la dirige automáticamente al usuario adecuado.
  • OpenText Intelligent Viewing: Una solución de visualización que ofrece visualización y colaboración seguras. Los usuarios pueden colaborar en casi cualquier tipo de archivo, transformar archivos de varios formatos en PDF o TIFF.

7. Facilita la integración con otras aplicaciones

Extended ECM se puede integrar con las aplicaciones principales de las compañías unificando la documentación en un único lugar y permitiendo así agilizar los flujos de información. Extended ECM utiliza la interfaz familiar de Content Suite Smart View y el mismo modelo de espacio de trabajo para integrar la información de las aplicaciones principales directamente en su plataforma de gestión de contenidos. Algunas de las aplicaciones más importantes con las que se integra son: SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors, Salesforce o Microsoft Office 365.

8. Cumplimiento de la normativa: Records Management

El módulo de Records Management de Extended ECM permite definir las distintas directrices que deben seguir los diferentes tipos de registros con los que trabaja la empresa y automatizarlos permitiendo así que la compañía lleve a cabo el cumplimiento de la normativa vigente implicando un menor esfuerzo para la misma. Algunas de las ventajas de utilizar Records Management:

  • Simplifica y automatiza la retención y reducción de registros
  • Garantiza la conservación a largo plazo de contenidos críticos
  • Mejora la responsabilidad y el cumplimiento corporativos

9. Despliegue flexible

Las organizaciones consumen el software y los servicios de OpenText de múltiples maneras, en función de sus necesidades y de la estrategia de la empresa. Los sistemas en contenedores pueden ejecutarse junto con los existentes para permitir una ruta de adopción de la nube gestionable.

10. Potencia el teletrabajo

El teletrabajo requiere nuevas herramientas y formas de concebir la gestión de la información. Extended ECM nos ayuda permitiendo:

  • Acceso eficiente a la información desde cualquier lugar.
  • Estabilidad y eficacia de los procesos: permite integrar los contenidos con las aplicaciones en las que trabajan los empleados a diario para garantizar que la información esté disponible cuando y donde se necesite.
  • Colaboración y trabajo en equipo: permite colaborar sin problemas y de forma segura con partes internas y externas a la compañía.
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