Qué es la factura electrónica

Hace ya más de diez años que la factura electrónica vino para quedarse. La tendencia legal en la mayoría de los países va hacia la factura electrónica. Son muchas las empresas que ya disfrutan de sus ventajas

Antes de enumerar las ventajas de la facturación electrónica, empezaremos con una pregunta básica…

¿Qué es y qué NO es una factura electrónica?

La Agencia Tributaria define factura electrónica de la siguiente manera:

Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

Una factura electrónica, o factura-e, a menudo se confunde con una factura digital.

Ambas pueden procesarse electrónicamente desde la creación hasta el pago, sin embargo, existe una gran diferencia entre estas dos: la factura electrónica contiene datos del proveedor en un formato estructurado que el ERP del comprador puede reconocer automáticamente, sin necesidad de que el departamento de cuentas a pagar introduzca datos manualmente. Una factura digital es una factura que se puede ver y procesar digitalmente.

Como decimos, la factura electrónica se crea en el sistema de facturación del vendedor, banca online o en un formulario web. A partir de ahí, el archivo de factura electrónica se puede descargar o enviar directamente al software del comprador. Esta factura-e se entrega a través de un operador de facturación electrónica. El operador se puede comparar con el sistema postal al enviar facturas en papel. Cada destinatario de factura electrónica también tiene su propia dirección de facturación electrónica.
Mediante la facturación electrónica, se eliminan pasos innecesarios como la entrada y verificación manual de datos. Para que eso sea posible, la factura debe estar en un formato que el sistema del comprador pueda procesar. Los archivos de factura electrónica vienen como datos estructurados. Algunos formatos de uso común son XML y EDI.

La facturación electrónica (factura-e) es la transmisión, recepción y procesamiento de documentos transaccionales digitales entre proveedores y compradores. Un verdadero método de facturación electrónica debe ser completamente electrónico de tal manera que los datos del proveedor puedan integrarse directamente en el sistema del comprador.

En resumidas cuentas…

Una factura-e es:

  • Datos de factura estructurados en formatos como XML o EDI, creados en software de facturación.
  • Datos de factura estructurados emitidos mediante formularios web.

Una factura-e NO es:

  • Datos de factura no estructurados en formatos como PDF, Excel o Word.
  • Facturas en papel escaneadas.
  • Documentos procesados ​​con reconocimiento óptico de caracteres.

¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?

La facturación electrónica aporta beneficios tanto para clientes como para proveedores. Nos ayuda a:

Reducir costes

Gracias a la reducción, o incluso a la eliminación completa, de la introducción manual de datos, la clasificación, validación y registro de facturas, la facturación electrónica puede generar ahorros sustanciales del 60 a 80 por ciento en el procesamiento de facturas.

Mejorar productividad y automatización

Para las facturas en papel o PDF, los documentos deben almacenarse, clasificarse e introducirse en el sistema de cuentas a pagar. Estos pasos, especialmente el ingreso de datos, son muy lentos y propensos a errores.

Con la facturación electrónica, los datos se envían directamente desde el proveedor al sistema de cuentas a pagar del comprador, lo que elimina la necesidad de volver a introducir los datos manualmente. Como resultado de la disminución de la carga de trabajo, el personal de cuentas a pagar puede dedicar más tiempo a realizar otras  actividades de mayor valor para el negocio.

La facturación electrónica permite a los departamentos de cuentas a pagar automatizar las validaciones de las facturas antes de enviarlas para su aprobación. Estas validaciones aseguran que todos datos y los cálculos sean correctos, como pueden ser los importes de IVA, precios en la factura coinciden con los del pedido, datos de proveedor, etcétera.

Acortar los ciclos de pago

Los proveedores a menudo están dispuestos a ofrecer un descuento a cambio de un pago anticipado. La factura-e permite un procesamiento más rápido y, por lo tanto, ciclos de pago más cortos. Como resultado, los compradores que usan facturas electrónicas tienen más acceso a oportunidades de descuento.

Mejorar la conciliación de cuentas

La conciliación de las facturas emitidas a los clientes con los pagos recibidos es uno de los desafíos con los que se encuentra cada proveedor. Los clientes pueden combinar varias facturas en un solo pago. Además de eso, el monto de pago puede ser diferente de las facturas originales debido a varias razones, como que los clientes reclamen deducciones debido a productos dañados.

En consecuencia, un proveedor puede emitir 5 facturas de 2000€ cada una y recibir un pago único de 9000€, y debe comunicarse con el departamento de AP del cliente para aclarar los detalles sobre el pago.

Con la facturación electrónica, los clientes pueden enviar los detalles de las facturas pagadas junto con los pagos para ayudar a simplificar la conciliación de la cuenta.

Prevenir errores, perdidas y fraudes

¿Verdad que a menudo se cometen errores en las facturas en papel? ¿Y solucionarlos supone una pérdida de tiempo preciosa?

Las diferencias y rechazos de facturas son costosos, requieren mucho tiempo para resolverse y pueden conducir a pagos atrasados. Con la facturación electrónica, los datos del sistema AR (cuentas por cobrar) del proveedor se transmiten directamente al sistema AP del cliente, lo que disminuye el riesgo de errores causados ​​por el ingreso de datos. Por lo tanto, se reduce el potencial de facturas rechazadas.

Mucha información está automatizada y estandarizada, por lo que es más difícil que cometamos errores.

Mejorar la relación cliente/proveedor

Un método de pago rápido y eficiente definitivamente ayudará a fortalecer la relación con los proveedores. Esto se traducirá en una cadena de suministro más racionalizada y una mejor satisfacción del cliente.

Reducir la huella de carbono

Por último, y no por ello menos importante, la facturación electrónica elimina prácticamente la necesidad de papel. Además, no se desperdicia energía en la producción y el transporte de todos esos documentos. Es, por tanto, una herramienta para contribuir a proteger el medio ambiente.

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