La nueva Ley Crea y Crece, también conocida como Ley 18/2022, traerá la obligatoriedad de emplear factura electrónica en las operaciones entre empresarios y autónomos en España.
A falta de salir la reglamentación (previsiblemente, finales de marzo 2023), todo indica que se empleará en el intercambio de facturas, un fichero estructurado tipo XML (eXtensible Markup Language).
Como sucede en otros países, es posible que se habiliten algunas excepciones a su uso obligatorio, por ejemplo, en el caso de facturas de pequeño importe, en aquellas emitidas por autónomos con bajo nivel de facturación o emitidas por entidades sin ánimo de lucro. Pero en todo caso, la inmensa mayoría de las transacciones emplearán factura electrónica.
El actual escenario predominante, en el que se utiliza mayoritariamente PDF y en menos medida papel, tiene los días contados en nuestro país. Por tanto, ¿en qué situación se quedan las soluciones de automatización de facturas?
El futuro de las Soluciones de Automatización de Facturas
Una función importante, en las soluciones de automatización de facturas, es el reconocimiento OCR, una tecnología que permite identificar y extraer caracteres y textos de documentos escaneados o ficheros, como, por ejemplo, el PDF.
Buena parte de la inversión y tiempo en las implementaciones de soluciones de automatización de facturas vienen provocados por la adquisición y configuración del reconocimiento OCR sobre facturas entrantes.
Con la generalización del uso de factura electrónica, se reducirá drásticamente esta necesidad de reconocimiento OCR. Entonces, ¿deja de tener sentido una solución de automatización? Ni mucho menos.
La extracción de datos de las facturas mediante tecnología OCR, es únicamente uno de los procesos que son automatizados mediante las soluciones de automatización de facturas. Pero hay muchos más.
Para que se comprenda el alcance de una solución de automatización, veamos la siguiente infografía:
Como podemos ver, dentro del conjunto de procesos que generalmente son automatizados con este tipo de soluciones en una implementación tipo, la extracción de datos es sólo una de las tareas automatizadas.
¿En qué beneficia la factura electrónica a las soluciones de Automatización?
La utilización generalizada de un archivo XML (eXtensible Markup Language), en lugar de OCR para extraer datos de las facturas, traerá las siguientes ventajas:
- Mayor precisión y fiabilidad en la extracción de datos: Los datos en un archivo XML están estructurados y etiquetados de manera clara, lo que permite una extracción de datos más precisa y fiable en comparación con el OCR, que a menudo tiene dificultades para reconocer caracteres mal escritos o ilegibles.
- Mayor % de automatización: La utilización de un XML permitirá un mayor acierto en la extracción de datos, aumentando el % de facturas que se procesarán automáticamente, sin intervención humana.
- Reducción de Costes: Se evita con el uso de XML la necesidad de tecnologías de reconocimiento OCR, las cuales suponen un % importante en el coste unitario por factura tramitada.
- Mayor seguridad: Los archivos XML se pueden firmar digitalmente para garantizar la integridad y autenticidad de los datos, lo que no es posible con el OCR.
- Reducción de tiempos de implementación: Parte del tiempo destinado a las implementaciones de soluciones de automatización se dedica a entrenar los sistemas de reconocimiento OCR. Ahora ya no resulta necesario.
En resumen, la utilización de un archivo XML para extraer datos de una factura ofrece una mayor precisión, automatización, flexibilidad y seguridad en comparación con el uso del OCR. Esto permite un procesamiento más eficiente, confiable y seguro de las facturas electrónicas. Para más información sobre este tema, no dudes en contactarnos.