Y si en vez de dedicar casi 2 minutos en la creación, envío y archivado de una factura ¿pasamos a emplear 30 segundos? Bueno la diferencia es 1 minuto, lo podemos asumir con un volumen de facturas no muy alto, pero ¿y si facturamos cientos o miles de facturas? Podríamos pensar entonces que quizás no estaría mal ahorrar cientos o miles de minutos, pero ¿y si además de ahorrar tiempo estamos reduciendo costes?
Son simplemente dos “pequeñas” ventajas que obtenemos con la facturación electrónica. Ahorrar tiempo y dinero no es algo tan pequeño, a todos nos importa y ¡mucho! Una factura no deja de ser un papel, un justificante, pero avanzar en digitalización nos proporciona éstas y otras muchas ventajas (eficiencia, seguridad, impacto ambiental…) que puedes obtener en tu empresa si das el paso.
Te contamos algunas a continuación:
1. Reducción de los gastos de facturación
Como ya describía anteriormente, la digitalización del proceso de facturación hace que nuestra empresa pueda borrar del escenario diario el proceso de mensajería, la impresión de las facturas (gastos en papel, tinta para las impresoras…) o el almacenamiento de las mismas, que a veces obliga a empresas a destinar cuartos de nuestras oficinas a acumular únicamente papel y papel, o en ocasiones, tener que buscar otros puntos de almacenamiento de las mismas (alquiler de trasteros, lo que supone mayor gasto).
2. Más velocidad y reducción en los tiempos de gestión
La factura electrónica reduce notablemente el tiempo de emisión de una factura. El trabajo manual que conlleva el papel, el ensobrado de la factura, enviar la factura a un servicio de mensajería… La factura electrónica elimina estos pasos y por lo tanto reduce el tiempo de pago entre empresas.
Como indicaba hace un rato, en el proceso de emisión ahorramos un minuto, pero si nos enfocamos desde el punto de vista de la recepción de facturas, debiéramos tener en cuenta trabajando con papel los pasos de manipular el correo, verificar y revisar la factura recibida, codificar nuestras facturas, registrarlas en el sistema y finalmente archivarlas. Con todo ello la media del proceso se estima que es de aproximadamente 9 minutos, pero si recibimos factura electrónica, únicamente deberemos verificar y revisar, ahorrándonos los pasos manuales de recepción del correo con las facturas y el archivado de las mimas. ¡En total 2 minutos y medio! Ahora podemos pensar de nuevo en los cientos o miles de facturas recibidas y hacernos una idea de la gran eficiencia que supone disponer de factura electrónica en nuestro paso de recepción o emisión de facturas.
3. Optimización de tesorería y evitar errores
El simple hecho de facturar no va a significar que cobremos automáticamente, en muchas ocasiones debemos de perseguir a nuestros clientes. La emisión manual de una factura puede conllevar errores en los datos, CIF, fechas, direcciones, errores en las formas de pago o vencimientos… Esas facturas puede que sean devueltas y repitamos de nuevo el tedioso proceso. La mayoría de los sistemas permite llevar a cabo este proceso de una forma más eficiente mediante la creación de borradores, cargas masivas de datos, pre rellenado de campos, un esquema único para todas las facturas…
Todo ello integrado en el sistema de nuestra empresa, nos permite saber inmediatamente que por ejemplo existe una deuda pendiente de cobro, es decir, alcanzar un control superior de cash Flow de nuestra empresa.
4. Integración con sistemas de empresa, información en tiempo real y automatización
La mayoría de las empresas disponen del ERP elegido para satisfacer sus necesidades. En todos ellos, la integración de facturación electrónica es básico y necesario. Recibir o emitir factura electrónica no solamente debe abordarse como un proyecto que deba realizarse por obligación, por ejemplo, seguir el modelo de la AEAT para cumplir con el suministro inmediato de la información (SII).
Como empresa se debe aprovechar la potencia de la facturación electrónica con nuestro ERP ya que su uso y una correcta implementación de las soluciones disponibles en el mercado, permitirá que se aproveche toda la información disponible, siendo capaces de tener en tiempo real toda la información necesaria, que se pueda compartir entre los departamentos de la empresa o que fluya de una tarea a otra de cada uno de los procesos de negocio, según sea el modelo operativo de la empresa.
Un paso más allá, y en lo cual somos expertos en Brait, es avanzar en la completa automatización de facturas. Si necesitas más información sobre ello, puedes visitar esta entrada de nuestro blog: “Actualiza tu área de cuentas a pagar con VIM”.
5. Cumplimiento con la obligatoriedad
En un mundo que avanza cada vez más en el proceso de digitalización, vemos cómo numerosas entidades públicas hacen obligatorio el uso de la factura. En España tenemos el SII o la obligatoriedad desde 2015 de emitir factura electrónica en aquellas relaciones comerciales con la administración pública. Pero esto no es algo únicamente específico en España, las administraciones europeas cada vez impulsan y obligan en mayor medida el uso de esta (SAF-T en Austria, RTIR en Hungría, eSPap en Portugal…).
6. Seguridad
Podemos llegar a pensar que al tratarse de un archivo digital una factura eléctronica puede ser modificada, pero no es así. Numerosas herramientas de control verifican y garantizan que se cumplen los requisitos técnicos necesarios. Entre ellos, la firma digital que puede ser proporcionada por órganos reconocidos como la Agencia Tributaria, la Fábrica de la Moneda y Timbre u otros organismos reguladores garantizan la autenticidad en origen, la integridad de los documentos o la no modificación manual de los documentos una vez emitidos.
7. Impacto ambiental
Finalmente, aunque toda empresa se focaliza siempre en ahorro económico o reducción en los tiempos de procesamiento, un beneficio intrínseco de la facturación electrónica es que automáticamente la empresa se hace más responsable en términos medioambientales.
El uso del papel se suprime casi en su totalidad o por ejemplo el no utilizar espacios físicos para el almacenamiento de las facturas permite ahorrar en energía que sería en necesaria en su futura destrucción o reciclaje.
Desde Brait, os invitamos a visitar nuestra sección dedicada a factura electrónica para obtener más información. Además, a través de nuestro recomendador online, te ayudamos a encontrar la solución más óptima para que tu empresa adopte la factura electrónica.
