Antes de crear documentos SAP, VIM preprocesa los datos con un documento temporal denominado DP. Independientemente de si son facturas financieras (FI) o con proceso de compras (MM), los usuarios trabajarán sobre el DP hasta que se contabilice la factura. Una vez que el sistema valida todas las reglas de negocio y aprueba el documento, se crea el documento en SAP.
La determinación del tipo de documento o Clases de documento “DP” de VIM, es el atributo más a alto nivel, ya que es lo que determina el diseño de la pantalla y la transacción SAP a la que se va a llamar, en base a si son facturas con orden de compra (PO) o facturas sin orden de compra (NPO).
El tipo de documento es el objeto clave en el componente DP de VIM. El tipo de documento contiene información clave sobre cómo se crea el documento en el sistema (a partir de datos externos utilizando OCR o entrada manual), tipo de factura, etc.
OpenText proporciona tipos de documentos estándar para la mayoría de los escenarios en VIM.
Clases de Documento en VIM
La configuración del tipo de documento DP de VIM comprende las siguientes Clases de Documento:
NPO – Factura sin orden de compra
Procesamiento de la factura sin orden de compra. VIM proporciona un conjunto de reglas de negocio para realizar comprobaciones básicas de datos y de cumplimiento antes de que la factura se envíe a aprobación.
Esta clase de documento está asociado a facturas financieras, sin proceso de compras en SAP, igual que si se hubiera contabilizado en la transacción FB60.
PO - Factura con orden de compra
Procesamiento de la factura con la orden de compra. VIM proporciona un conjunto de reglas de negocio para realizar comprobaciones básicas de datos y comprobaciones de conformidad.
Esta clase de documento está asociado a facturas con documento de compras, igual que se hubiera contabilizado en la transacción MIRO.
DWN - Anticipos
El tipo de documento DWN permite el procesamiento de anticipos (tanto los relacionados con NPO como los relacionados con el PO) basándose en un conjunto específico de reglas empresariales.
¿Cómo clasifica VIM los documentos para determinar el tipo de documento correcto?
VIM proporciona una serie de reglas para la determinación del tipo de documento DP a partir de los resultados obtenidos de la extracción de datos por el OCR.
La configuración básica utiliza la existencia de un número de pedido presente en las facturas, resultado de la extracción OCR, para determinar si la factura es una factura NPO (Factura sin Pedido) o una factura PO (factura con Pedido).
Tras la extracción y validación de datos procedentes del OCR, comienza el flujo de trabajo en SAP. El primer proceso que tiene lugar en el sistema es la determinación de la clase de documento, que marcará las comprobaciones y automatismos que se apliquen a dicha factura.
Desarrollos posibles para la determinación de los tipos de Documento:
Con base en la configuración básica para la determinación del tipo de documento DP, en Brait se ha desarrollado una lógica bastante efectiva y de fácil mantenimiento.
La lógica para determinar el tipo de documento con el que arrancará el proceso en SAP se basa en el siguiente proceso:
- Si el OCR detecta un número de pedido de MM, o en su defecto un número de albarán registrado en SAP, lo tramitará como una factura con pedido (PO). El OCR reconocerá el número de albarán o pedido siempre y cuando esté registrado en el sistema exactamente igual que aparece en la factura.
- En caso de no detectar un número de pedido, pero sí contar con el número de proveedor SAP, se comprobará en una tabla a medida si dicho proveedor está autorizado a emitir facturas sin pedido de compras. Si lo está, seguirá el flujo de facturas sin pedido (NPO).
- Si el proveedor no está autorizado a emitir facturas sin pedido, incluso si en la factura no aparece el número de pedido de la sociedad, el sistema categorizará esta factura como ZPO_GLOB, factura con pedido de compras, y el primer dato que solicitará en SAP será dicho número de pedido.
Durante el procesamiento de la factura (del DP) previo a su contabilización, el usuario tiene la posibilidad de cambiar la clase de documento de PO a NPO y viceversa, y esto hará que la factura se contabilice por la MIRO o por la FB60 según la clase de documento elegida.
En Brait, nuestros especialistas desarrollan lógicas eficientes que se ajusten a las necesidades de nuestros clientes. Si quieres saber cómo podríamos ayudarte, ponte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
