Si bien los profesionales de ventas capturan, administran y realizan un seguimiento de las interacciones con los clientes en los sistemas de CRM, muchas veces la documentación que reciben, así como la información que necesitan para llevar a cabo su trabajo está repartida en múltiples plataformas y herramientas.
Otros contenidos, como contratos, cartas de oferta, presupuestos y facturas, normalmente se encuentran en otros sistemas para los cuales pueden no tener acceso, o necesiten apartar lo que están haciendo para conectarse y obtener la información adecuada.
OpenText Extended ECM for CRM
Con OpenText Extended ECM, todas las herramientas pueden estar conectadas, centralizando la documentación en un solo repositorio accesible desde distintos sistemas, permitiendo así que distintos departamentos colaboren y trabajen de forma coordinada con la misma documentación, y siempre con las últimas versiones.
Un entorno completamente integrado permite mejoras en la productividad de los trabajadores, ya que pueden continuar con su trabajo aun cuando necesitan leer, modificar o subir un documento para el cual anteriormente tendrían que enviar un correo, gestionar peticiones petición de los cambios y luego recibir la respuesta de quien se encargase de realizarlo.
OpenText Extended ECM tiene conectores disponibles para las soluciones mayoritarias con presencia en el mercado, desde SAP, Salesforce hasta Office 365, lo que permitirá que se pueda trabajar de forma coordinada desde todas las áreas de la compañía, subiendo documentación, iniciando flujos de trabajo o creando nuevos elementos como proveedores, clientes o materiales en un solo repositorio de forma automática según trabajen en sus respectivas herramientas.
¿Por qué elegir OpenText Extended ECM for CRM?
Para 2025, el 75 % de las organizaciones necesitarán adaptar estrategias de trabajo híbridas para satisfacer las demandas de entornos de trabajo flexibles que permitan a los equipos de ventas vender desde cualquier lugar.
OpenText Extended ECM garantiza la flexibilidad necesaria para cumplir con las necesidades de sus equipos, pudiendo trabajar con los documentos desde una aplicación amigable y que les permita encontrar lo que necesitan con rapidez.
El 79 % de los representantes de ventas dicen que han tenido que adaptarse rápidamente a nuevas formas de vender para mantenerse ágiles en un mundo incierto con comportamientos de compra impredecibles.
Funcionalidades de OpenText ECM for CRM
La posibilidad de tener distintas fuentes de información a mano en cualquier momento y hacerlas parte de los procesos de negocio ayudan a determinar los cambios necesarios para adaptarse a las nuevas tendencias y crear flujos de trabajo adecuados para los mismos, mejorando los procesos de aprobación, de creación de documentación o de control de datos.
Opentext Extended ECM con su funcionalidad de indexado y búsqueda de documentos “FullText” permite realizar búsquedas que devolverán resultados entre aquellos espacios de trabajo, documentos o carpetas que tengan las palabras clave tanto en el nombre, en los metadatos asociados en distintas categorías, así como en el propio contenido de los documentos.
Con la búsqueda avanzada podrán además definirse búsquedas utilizando potentes filtros de forma que sea más fácil encontrar cualquier documento que se necesite, sin necesidad de conocer el lugar donde esté guardado dicho documento o las posibles relaciones que pueda tener con otros documentos y espacios de trabajo.
Uno de los mayores beneficios de la digitalización y el uso de Extended ECM es la reducción en el uso de papel, pudiendo tener grandes ahorros en costes de almacenamiento de documentos físicos, así como evitando que pueda perderse información importante porque un documento no se encuentre en el lugar adecuado o sea extraviado.
Extended ECM tiene una capa de seguridad que permite cumplir las diferentes normativas de privacidad que rigen la documentación sensible de empleados, pudiendo tener diferentes niveles de permisos y accesos, garantizando así que solo las personas autorizadas tendrán acceso a la documentación confidencial.
El ciclo de vida de los distintos documentos, tal como se define en normativas como GDPR se podrá automatizar, permitiendo que se borren documentos y datos personales de candidatos tras el plazo máximo legal de forma automática, sin necesidad de que los usuarios tengan que hacer largas búsquedas por fecha y comprobar cada caso uno a uno contra los requisitos legales.
Si quieres saber más, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de expertos. ¡Estarán encantados de ayudarte!
