Estamos en la era de la digitalización y muchas empresas están tratando de digitalizar y automatizar sus procesos empresariales para conseguir una ventaja competitiva sobre los demás. DocuWare se sitúa como una solución de gestión de contenido empresarial (ECM) que ofrece beneficios significativos para el departamento de contabilidad de una empresa. Es una solución fiable, que ayuda a acelerar los procesos de trabajo y hace que todo sea más rentable y transparente.
DocuWare como gestor documental
DocuWare ayuda a las empresas a digitalizar sus documentos, reconocer el texto, elimina el papel y exporta los datos para su ERP u otra plataforma. Permite a los usuarios aprobar y colaborar de forma remota en la gestión de flujos de trabajo, procesamiento de documentos, optimización de procesos, y otros procesos. Esta potente solución ayuda a la empresa a garantizar que todas las tareas convencionales ahora se realicen de manera segura sin necesidad de papeles.
Beneficios de DocuWare para el departamento Financiero
DocuWare ofrece una variedad de beneficios para el departamento financiero. Estas son algunas de las principales ventajas que ofrece:
Indexación Inteligente
DocuWare proporciona una herramienta de búsqueda avanzada conocida como indexación inteligente. Esta herramienta le permite al usuario buscar documentos específicos en segundos, permitiendo que los departamentos financieros recuperen y encuentren documentos de forma rápida y fácil. Esto ahorrará tiempo y esfuerzo al no necesitar recorrer una montaña de archivos para encontrar el documento deseado.
Esto supone no tener que estar buscando documentación en múltiples ubicaciones casa vez que se tiene una auditoría o una visita de las autoridades tributarias, basta con crear una búsqueda inteligente que contenga toda la documentación a auditar y el técnico tributario tendrá toda la información a su alcance.
Seguridad Mejorada
DocuWare también ofrece un nivel de seguridad mucho mayor para sus documentos financieros. Esta solución de gestión documental ofrece cifrado, autenticación multi-factor, verificación de acceso y registro de actividad. Estas herramientas ayudan a prevenir cualquier intento de acceso no autorizado al almacenamiento de datos financieros. Esto le da a los usuarios tranquilidad al saber que sus datos están seguros y protegidos.
Flujo de Trabajo Mejorado
DocuWare también ofrece un flujo de trabajo de aprobaciones mejorado. Esta herramienta permite a los usuarios programar tareas dentro del sistema y crear grupos de trabajo para compartir los documentos. Esto significa que ya no hay necesidad de enviar documentos impresos para aprobación. Los usuarios también pueden establecer listas de autorizaciones claras y definidas para ahorrar tiempo al gestionar las facturas y establecer el flujo de trabajo.
Dentro de esta programación de tareas también tenemos la firma de documento lo que evita la pérdida de tiempo para firmar un contrato o una presentación de impuestos ya que podemos hacer firma electrónica legal desde el propio gestor documental.
Gastos Menores de Almacenamiento
Al eliminar la necesidad de almacenamiento en papel, DocuWare permite a los usuarios ahorrar en sus costes de almacenamiento. El almacenamiento digital también genera mejoras en el ambiente, ya que ahora los usuarios solo necesitan imprimir documentos selectos, lo que resulta en una reducción en el uso general de papel. Esta reducción en el uso del papel ayudará a minimizar la huella de carbono de la empresa y se ajustará mejor a los objetivos de sostenibilidad de la empresa.
Monitoreo de Crecimiento de Negocios
Al permitir que los usuarios consulten los documentos financieros en línea, también pueden monitorizar el crecimiento de sus negocios. Esto significa que los usuarios también pueden controlar los flujos de efectivo para cumplir con sus obligaciones de contribución de impuestos y hacer planes a futuro. Por tanto, los usuarios podrán hacer compras anticipadas de material, ahorrar en impuestos y minimizar la cantidad de deudas.
Recaudación de Pagos Automatizada
DocuWare también ofrece una función de recaudación de pagos automatizada con soporte para pago en efectivo y rapidez de recibo de pagos. Esto equivale a un aumento en la productividad entre el departamento y los clientes, y ahorrará tiempo y esfuerzo al procesar pagos. Esto ayudará a mejorar la satisfacción del cliente y contribuirá a asegurar que los clientes no tarden en pagar las facturas.
Conclusión
DocuWare se posiciona como una de las soluciones inigualables para todos los departamentos en una empresa y en concreto para el departamento Financiero, ya que contribuye con soluciones específicas que resuelven problemas concretos del día a día.
Esta solución ECM ayuda a acelerar los procesos de trabajo y proporciona una mayor transparencia en todos los procesos ayudando a los usuarios a gestionar sus documentos de manera efectiva y productiva.
Si quieres ver una demo, o necesitas más información, ponte en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.
