Ventajas de la automatización de Cuentas a Pagar

Son numerosas las ventajas que cuentan las empresas cuando tienen automatizado el procesamiento de facturas, entre las más importantes destacamos: 

  • Datos en tiempo real 
  • Procesar grandes volúmenes de documentos sin perder efectividad 
  • Encontrar de forma rápida la documentación 

Varias encuestas han demostrado que el principal desafío en el departamento financiero es garantizar la continuidad del servicio y las operaciones a distancia, además de los costes anuales que supone mantener la documentación en papel, ya que, casi un 7% de la documentación se puede perder, sin olvidarnos de una posible mala clasificación de los documentos y el coste anual de reproducción de un documento perdido.  

En general, para tomar las decisiones correctas en un momento oportuno es indispensable evitar las pérdidas de facturas, errores en los pagos, y la falta de trazabilidad, sino que la información se debe encontrar de forma rápida y eficiente.  

Proceso contable: automatizado vs manual 

El rendimiento de los departamentos contables depende del nivel de madurez en materia de automatización del proceso contable: el procesamiento entre la recepción de una factura y su aprobación varía entre 45 días en las empresas que realiza este proceso de forma manual a los 2 – 5 días y las que lo tienen automatizado. Siguiendo el mismo criterio, el coste (papel y electrónico) va de los 15 € a los 2,22 €. 

El estudio realizado por CapGemini Consulting “Digital transformation to empower” estima que la automatización de las Cuentas a pagar logra una reducción de los costes entre un 45% y 71% 

Todo ello es posible gracias a que la automatización de cuentas a pagar permite: 

  1. Accesibilidad a los datos de cualquier lugar. 
  2. Mejor control y gestión de la actividad. 
  3. Mejorar los tiempos y más tranquilidad en los periodos de cierre. 
  4. Eliminar en un 99,9% el fallo humano. 
  5. Toma de decisiones rápidas y correctas. 
  6. Trazabilidad de las operaciones. 

Mientras que el proceso manual de cuentas a pagar supone:

  1. Accesibilidad reducida en términos de tiempo y lugar, así como la dependencia de otras personas. 
  2. Control y gestión lento de la actividad.
  3. Tensión y desfase en los periodos de cierre.
  4. El fallo humano influye en varios procesos: pagos, facturación, informes, inspecciones, etc. 
  5. Lentitud en las tomas de decisiones, falta de analítica para evaluar los costes.
  6. Posibles pagos duplicados, conformidad con la ley, falta de datos fiables disponibles. 

Conclusión 

Para garantizar la eficacia, tranquilidad, y el éxito en el proceso de transformación digital de tu empresa, se debe elegir un gestor documental que permita cumplir con objetivos cuantitativos y cualitativos definidos como:  

  • Garantía de la continuidad de los servicios. 
  • Conformidad con la Ley. 
  • Mayor control de los gastos. 
  • Visibilidad sobre sus procesos. 
  • Mejorar la imagen de la empresa.  
  • Eliminar fallos en el procesamiento. 

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