Cómo optimizar la gestión de las discrepancias en facturas

En un mundo ideal, el importe de las facturas enviadas por nuestros proveedores coincide siempre con lo acordado en la orden de compra, y las cantidades recibidas en el almacén corresponden perfectamente a lo facturado. Sin embargo, la realidad no siempre es así. En muchas ocasiones nos encontramos con que las facturas tienen diferencias de precios con el pedido y/o diferencias de cantidad entre la entrada de mercancías, el pedido y la factura, o simplemente usamos cualquier bloqueo logístico para impedir el pago de estas facturas por seguridad (bloqueos estándar de SAP MM).

SAP cubre estos casos para identificar variaciones detectadas en la factura, donde se definen tolerancias que permiten la contabilización de estas facturas bloqueando el pago para que sean revisadas previo pago. Entre las múltiples ventajas de VIM, también nos encontramos con un flujo de desbloqueo para la gestión óptima de este tipo de bloqueos.

Gestión de bloqueos logísticos en VIM

VIM es capaz de gestionar estas discrepancias enviando la factura a la persona correcta de tomar la decisión sobre cómo gestionar esta factura. Manteniendo la gestión y el control del documento en un punto único y centralizado.

Los bloqueos logísticos en SAP se producen una vez la factura se contabiliza, y es ahí cuando saltan los flujos de desbloqueo en VIM, sólo si están debidamente parametrizados. Con los flujos de desbloqueo de discrepancias, conseguimos gestionar mejor estas situaciones y provoca que los usuarios adecuados tomen la decisión según las directrices de la compañía.

Tipos de flujos de desbloqueo

Los flujos de desbloqueo pueden ser de dos tipos:

  • De realizar una acción: como, por ejemplo, cambiar el pedido para modificar el precio, o quitar directamente el bloqueo, o ajustar una entrega de mercancía faltante a posteriori, etc.
  • De dar consentimiento para que otro departamento: como, por ejemplo cuentas a pagar, realice una acción. Un caso real de ejemplo puede ser, que desde compras se solicite un abono, y éste dé su autorización para que cuentas a pagar mantenga la factura bloqueada hasta que llegue su abono.
    Una vez llegue el abono y se contabilice, la funcionalidad estándar VIM se encargará de liberar automáticamente la factura previamente bloqueada en la bandeja de cuentas a pagar.

La interfaz de un flujo de aprobación por una discrepancia de precio, sería como se muestra en el siguiente ejemplo:

Además, tenemos la opción de utilizar la aplicación de Fiori «Confirmar cantidades y precios» que nos permitirá procesar las facturas que han sido contabilizadas bloqueadas para pago debido a discrepancias de precio o cantidad. Te contamos cómo en el siguiente vídeo:

VIM es una herramienta muy poderosa con múltiples beneficios para la optimización de los procesos y gestión de facturas. Si quieres saber más, no dudes en contactarnos.

Artículos relacionados  Cómo reducir el coste de proceso de las facturas de proveedores