La amplia adopción del teletrabajo y los equipos distribuidos, donde cada empleado puede estar en una localización, hace que poder trabajar de forma coordinada en los procesos de Recursos Humanos al compartir documentación, mantener los procesos y seguir todas las políticas de retención, aprobación y gestión de la documentación, sea uno de los puntos más importantes del trabajo diario.
El teletrabajo y la gestión de equipos distribuidos es algo que crecerá con el tiempo y que será uno de los puntos más importantes en la mejora del trabajo diario de los equipos de RR.HH, permitiendo la gestión de varias plantas, centros de trabajo o empleados de forma coordinada, centralizada y con seguridad.
Cómo optimizar el trabajo de RR.HH.
OpenText Extended ECM es una solución de gestión de contenidos que permite a las empresas tener una herramienta con la que sus equipos podrán realizar el trabajo de forma adecuada. Facilita la implementación de nuevas políticas de trabajo referentes a la documentación a crear y gestionar en las distintas fases de los procesos de contratación y gestión de los empleados. También se ajusta a legislaciones como GDPR y similares, en las que cada tipo de dato y documento tendrá un ciclo de vida distinto.
Extended ECM es una herramienta a través de la cual se podrán unificar los datos de personas entre herramientas conectadas, la documentación asociada a las mismas y los procesos que requieran en el día a día, todo bajo una misma plataforma.
La eficacia en el trabajo al centralizar en una plataforma el trabajo y la documentación, así como las mejoras en productividad de la automatización de procesos de generación de documentos para onboarding de empleados, cambios de puestos de trabajo o altas de empleados, son solo algunos ejemplos de la potencia de Extended ECM para RR.HH.
Dar de alta un nuevo candidato y generar la documentación asociada a la contratación con todos los datos del futuro empleado se convierte en una tarea sencilla con Extended ECM. También permite tener plantillas de distintos documentos que serán utilizadas en los distintos pasos de los procesos de búsqueda de candidatos, alta de empleados y gestiones de los trabajadores en el día a día.
Actualmente los equipos de RR.HH. trabajan con entre 30-50 documentos por empleado en algunos casos, lo que puede llevar a inconsistencias si no se trabaja con un repositorio centralizado y adicionalmente a una reducción de la productividad en caso de tener que repetir documentos, corregir datos introducidos manualmente o esperar aprobaciones a través de email, teléfono, etc.
OpenText Extended ECM for HR
OpenText Extended ECM for HR permite unificar el acceso a la documentación desde las principales herramientas de recursos humanos, teniendo una integración por defecto con SAP HCM y SAP SuccessFactors.
Además de la posibilidad de realizar desarrollos para integrar Extended ECM con otras plataformas de RR.HH., en caso de no existir un conector ya creado para ellas.
Esto permite que sin salir de estas aplicaciones se pueda acceder al contenedor de la documentación, archivar nuevos documentos y abrir o modificar los ya existentes, colaborando con otras personas que estén utilizando otra herramienta también conectada de forma transparente para los usuarios.
Algunos de los puntos clave de Extended ECM son:
- Plantillas de estructuras de carpetas para organizar la documentación.
- Automatización de procesos de creación de documentación y aprobación.
- Gestión de los periodos de retención de los distintos documentos y borrado automático tras la finalización del periodo definido.
- Flujos de aprobación de documentos.
- Flujos de revisión y modificación de documentos para su envío a todos los empleados.
- Auditoría completa de los procesos y modificaciones o accesos a documentos.
- Creación automática de documentos con los datos de los nuevos empleados.
- Una sola versión de los metadatos a través de todas las plataformas evita inconsistencias y tiempo de solución y corrección de problemas.
OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors
OpenText tiene un módulo de integración con SAP SuccessFactors para ayudar con los flujos de trabajo y la documentación asociada a los empleados en SAP, creando una estructura de carpetas por empleado donde poder añadir documentos de forma fácil y con todos los metadatos del empleado ya asociados a los nuevos documentos.
Con la nueva funcionalidad “Event Action Center” se puede integrar Extended ECM con SuccessFactors Workflows para generar documentos de forma automática e iniciar otras actividades a través de los flujos ya existentes.
También es posible hacerlo en la nube gracias a Exstream Cloud Service.
Cumplimiento de normativas y seguridad
Extended ECM tiene una capa de seguridad que permite cumplir las diferentes normativas de privacidad que rigen la documentación sensible de empleados, pudiendo tener diferentes niveles de permisos y accesos, garantizando así que solo las personas autorizadas tendrán acceso a la documentación confidencial.
El ciclo de vida de los distintos documentos, tal como se define en normativas como GDPR se podrá automatizar, permitiendo que se borren documentos y datos personales de candidatos tras el plazo máximo legal de forma automática, sin necesidad de que los usuarios tengan que hacer largas búsquedas por fecha y comprobar cada caso uno a uno contra los requisitos legales.
Así mismo, al poder trazar todos los accesos y modificaciones sobre metadatos y documentos, se podrá realizar una auditoría del cumplimiento de normativas y obtener los datos necesarios en caso de requerimiento legal.
Como ves, OpenText Extended ECM se posiciona como la herramienta por excelencia para la gestión automatizada de la documentación en RR.HH.. En Brait, tenemos años de experiencia implementando estos proyectos y estaremos encantados de poder ayudarte con el tuyo. No dudes en contactarnos.
