El ciclo de vida de los documentos se refiere al conjunto de etapas por las que pasa un documento desde su creación o recepción hasta su archivado final o eliminación. Estas etapas pueden variar dependiendo de la organización y los procesos específicos que se sigan, pero generalmente incluyen las siguientes fases: creación, captura, clasificación, almacenamiento, acceso y recuperación, uso, retención y conservación, y disposición final.
Enterprise Content Management, ECM, es el software que permite gestionar, controlar y automatizar el ciclo de vida completo de los documentos. Hay diferentes softwares de este tipo en el mercado, siendo OpenText Extended ECM uno de los más destacados debido a su capacidad de integración con las principales aplicaciones empresariales (SAP, SuccessFactors, etc.).
Gestión del ciclo de vida con Extended ECM
A continuación, vamos a ver cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos y el valor que aporta Extended ECM al proceso.
Etapas
Creación
Etapa inicial del ciclo de vida. Extended ECM permite la creación de nuevos documentos en distintos formatos (Word, Excel, etc.) directamente desde en el sistema.
Captura
Los documentos pueden ser creados directamente en el gestor como hemos visto en el punto anterior o pueden ser creados fuera del sistema y cargados posteriormente para su almacenamiento y gestión. La carga de estos documentos puede realizarse por diversas vías: importación en el sistema, arrastrando el documento desde el ordenador del usuario a la carpeta de destino del sistema, automáticamente dejando el documento en una ubicación determinada del servidor, etc.
Clasificación y organización
Tras su creación o captura en el sistema es necesario asignarles ciertas categorías y atributos (metadatos) así como clasificaciones que permitan su rápida y correcta organización dentro del sistema, permitiendo con ello su posterior recuperación.
Acceso y recuperación
Los documentos deben poder ser fácilmente localizados y recuperados cuando sean requeridos por los usuarios ya que durante esta etapa los documentos se utilizan para llevar a cabo tareas, procesos o actividades específicas. Se aplican controles de gestión para garantizar que los documentos se utilicen adecuadamente y solo sean visualizados por los usuarios que tienen permisos para ello.
Además, todas las acciones que se realicen sobre un documento quedarán registradas en la auditoría. De esta forma es posible tener control sobre quién ha visualizado un documento, cuándo, las acciones realizadas, etc.
Retención y conservación
Algunos documentos pueden estar sujetos a requisitos legales o regulatorios que establecen el tiempo mínimo durante el cual deben conservarse. Durante esta etapa, se establecen políticas de retención y se implementan medidas para garantizar la preservación a largo plazo de los documentos.
Estas acciones son posibles llevarlas a cabo en Extended ECM ya que cuenta con un módulo especifico destinado para ello denominado Records Management. Este módulo permite configurar eventos para que cuando estos tengan lugar se vayan actualizando de forma automática los estados asociados al documento, limitar las acciones que se pueden realizar sobre los documentos según la etapa en la que se encuentra, que se produzcan determinadas acciones una vez llegada a una determinada fecha, etc.
Disposición final
La disposición final depende de los requisitos legales o regulatorios de cada uno de los tipos de documentos. Suele ser de conservación permanente o de eliminación pasado un determinado número de años.
Como hemos comentado en el punto anterior, Extended ECM cuenta con el módulo de Records Management que permite la automatización de esta disposición final gracias al uso de clasificaciones de Records Management, RSIs (Record Series Identifiers) y disposiciones programadas. Con estos elementos, es posible, por ejemplo, que un documento se elimine automáticamente del sistema llegada una determinada fecha.
Si piensas que necesitas ayuda para gestionar el ciclo de vida de los documentos de tu compañía, no dudes en contactarnos y nuestros consultores te podrán guiar sobre cuál es el producto que más se adapta a vuestras necesidades y la mejor forma de implantarlo.
