Cada día, cualquier organización procesa, obtiene y trata datos personales y debe cumplir la normativa europea de protección de datos, conocida como Reglamento General de Protección de Datos o RGPD, este cumplimiento normativo es de obligado cumplimiento y ha de tener la mayor prioridad para asegurar que los datos personales se tratan y guardan de forma segura.
Por ello, el apoyo de la organización en un sistema de gestión documental potente es clave para garantizar que la recolección, tratamiento y custodia de los datos y documentos, permitiendo al personal encargado de la gestión poder cumplir con la normativa y tener las herramientas adecuadas para ello.
El cumplimiento de la normativa contempla tanto la recolección de los datos, su tratamiento, modificación y borrado y la notificación de posibles brechas de seguridad entre otros puntos, todos ellos pueden ser cubiertos utilizando distintas herramientas contenidas en OpenText Content Server.
OpenText Content Server: la solución de gestión documental segura.
En Brait somos expertos en la implantación de OpenText Content Suite Platform, en concreto de su producto Content Server, el sistema de gestión documental de la compañía líder en el ámbito de la gestión documental, OpenText, conectado con los principales proveedores de datos como pueden ser SAP, Salesforce, Office 365 o SAP SuccessFactors.
OpenText Content Server permite guardar de forma segura la información y documentación de clientes, proveedores, empleados y otras personas que son cubiertas por la normativa RGPD.
Alguno de los puntos del listado de cumplimiento normativo del RGPD que son cubiertos por Content Server son los siguientes:
- Principios relativos al tratamiento: gracias a la gestión de permisos sobre el acceso y la modificación de datos se tienen medidas de seguridad para proteger la integridad y la confidencialidad de los datos.
- Condiciones para el consentimiento: permite guardar muestra del consentimiento dado por el afectado, así como realizar flujos de trabajo que obtengan dicho consentimiento.
- Derechos del interesado y transparencia de la información: mediante informes se pueden facilitar al interesado toda la información relativa al tratamiento y se le facilita el ejercicio de sus derechos.
- Derecho de acceso: toda la información disponible tanto documentos como metadatos, se puede descargar y enviar al interesado en caso de solicitarla. Mediante permisos se puede limitar el tratamiento de los datos tras la solicitud del interesado.
- Derecho de rectificación y de supresión: es posible modificar la información contenida en los metadatos referente al interesado, así como realizar el borrado de los datos en respuesta de una petición de supresión.
- Información al interesado ante rectificación, supresión o limitación en el tratamiento: mediante flujos de trabajo y procesos automatizados se puede comunicar al interesado cualquiera de estos puntos.
- Derecho a la portabilidad de los datos: es posible realizar una descarga comprimida en un archivo .zip en la que se encuentre toda la información y documentación, permitiendo que el interesado obtenga acceso y pueda llevarse los datos.
- Protección de datos desde el diseño y por defecto: el sistema proporciona una gestión estructurada mediante permisos por defecto.
- Registro de las actividades de tratamiento: se realiza una auditoría completa de las acciones realizadas sobre los datos y documentos.
Además, el producto ofrece flexibilidad para ampliar sus capacidades mediante el desarrollo de funcionalidades a medida utilizando herramientas propias del sistema o llamadas a sistemas externos.
Si piensas que todas estas funcionalidades podrían ayudarte a cumplir de forma adecuada la normativa RGPD en tu sistema OpenText Content Server actual, nuestros consultores te podrán guiar de tal forma que puedas obtener la información más ajustada a tus necesidades y a la normativa vigente.
Si por el contrario no tienes OpenText Content Server pero sigue interesándote su uso para el cumplimiento normativo y la gestión documental, contáctanos y te contaremos todos los posibles escenarios.
