Gracias a las capacidades de la gestión documental de un Gestor ECM como es OpenText Extended ECM, podemos agilizar la gestión del Departamento Financiero mediante la automatización de procesos, la mejora de la colaboración y la coordinación entre departamentos, y la eliminación de la duplicidad de esfuerzos.
Y, sobre todo, podemos evitar:
Automatización del proceso de aprobación gracias a los flujos de trabajo
Extended ECM permite definir potentes flujos de aprobación con distintos niveles según los criterios que sean necesarios.
En el caso del departamento financiero donde es crucial disponer de la aprobación de las personas idóneas, lo más habitual es tener en cuenta datos como el importe, el departamento o el rango de la persona aprobadora. La capacidad de disponer de un flujo de trabajo que haga que la acción ocurra única y exclusivamente para la persona correcta reduce el estrés del personal administrativo, el tiempo de procesamiento y por consiguiente el coste del departamento. Gracias a los gestores ECM inteligentes podemos parametrizar notificaciones para que en tiempo real el flujo de trabajo se vaya ejecutando, haciendo del proceso una tarea más del día a día del empleado.
Firma electrónica integrada
La integración de la firma electrónica en el gestor documental agiliza aún más el proceso de aprobación de nuevas inversiones, adquisiciones, contrataciones, etc, ya que la firma se podrá completar sin necesidad de salir del gestor.
Si la aprobación requiere firma, es posible solicitarla a través del gestor, lo que llevará al empleado a estar delante de un verdadero sistema self-service. El sistema cogerá de forma automática la información de los firmantes y se lo enviará por correo electrónico para que puedan completarla. Una vez se hayan completado las firmas, se actualizará automáticamente en el sistema sin necesidad de que un usuario lo cargue de forma manual.
Además, si el módulo de firma utilizado es el desarrollado por Brait, esta firma tiene validez legal, ya que la firma será emitida por una de las plataformas validadas y certificadas por eIDAS.
Toda la documentación en un mismo lugar
Una vez finalizados estos procesos, el equipo administrativo del departamento no tiene que preocuparse de su archivado porque es el propio sistema quien sabe dónde debe almacenar el documento una vez esté aprobado o firmado, sin preocuparse de averiguar donde almacenarlo, los permisos que debe tener o las reglas de ciclo de vida a aplicar.
En Extended ECM este archivado se realiza en el espacio de trabajo que es el equivalente a un expediente pero en formato digital. Por cada uno de estos contratos, inversiones o contrataciones se dispondrá de una zona acotada donde solo existirá documentación de un mismo procedimiento. Cada nuevo espacio de trabajo que se genere contará con una estructura de carpetas previamente definida según las necesidades de la compañía y cada tipo de documento se guardará de forma automática en la carpeta que corresponda.
Además, se podrá restringir la visualización de documentos según corresponda gracias a la gestión de permisos. De esta forma, cada usuario del sistema solo podrá ver la documentación que le corresponda.
Auditoría completa
Durante todo el flujo será posible consultar en que etapa se encuentra la aprobación o el proceso de firma. Los aprobadores podrán ver toda la información que la persona que solicitó la inversión introdujo, quiénes fueron los aprobadores anteriores, así como todos los comentarios que se hayan realizado durante el proceso.
Una vez se complete el flujo es posible recuperar esta información, contando así con una auditoria completa del proceso de aprobación.
Además, todas las acciones que se realicen una vez se haya generado el workspaces también quedarán registradas, por lo que será posible saber quién hizo una determinada modificación y cuándo fue realizada.
Si piensas que todas estas funcionalidades podrían ayudarte a mejorar los procesos de financieros de tu empresa, no dudes en contactarnos y nuestros consultores te podrán guiar sobre cuál es el producto que más se adapta a vuestras necesidades y la mejor forma de implantarlo.
