La factura electrónica en España, cada vez más cerca

La transformación digital de la economía conlleva implícitamente una digitalización de todos los procesos empresariales. Entre ellos se encuentra la facturación, donde la factura electrónica está sustituyendo a la factura en papel con cada vez más frecuencia. Hace algo más de un año, que ya hacíamos un análisis sobre la factura electrónica obligatoria en el mundo.  Es, en este contexto, que comentamos hoy las últimas novedades referentes a su obligatoriedad en España publicadas el pasado martes 30 de noviembre.

Hace apenas un par de semanas, se hacía pública la aprobación por parte del Consejo de Ministros del anteproyecto de Ley Crea y Crece, que será remitido a las Cortes Generales para su tramitación parlamentaria. 

La norma es una de las principales reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, dirigida a impulsar la creación de empresas y facilitar su crecimiento y expansión. La mejora en el proceso de crecimiento empresarial es esencial, según la evidencia reciente, para aumentar la productividad, la calidad del empleo y la internacionalización.  

Con este objetivo, la ley, entre otros aspectos, generaliza el uso de la factura electrónica.

Esta medida tiene una gran implicación a nivel administrativo, puesto que supone un cambio en la gestión administrativa de todas las empresas y autónomos, que deberán emplear la facturación electrónica en todas sus transacciones. 

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica obligatoria?

La medida se implementará en dos fases, en función de la facturación de la empresa:

  • Empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación de aplicar esta medida en el plazo de un año desde la publicación de la Ley en el BOE.
  • Resto de empresas: obligación de aplicar esta medida en el plazo de tres años desde la publicación de la Ley en el BOE.

¿Qué es exactamente la factura electrónica?

Una factura electrónica, o factura-e, a menudo se confunde con una factura digital.  

Ambas pueden procesarse electrónicamente desde la creación hasta el pago, sin embargo, existe una gran diferencia entre estas dos.  

La factura electrónica contiene datos del proveedor en un formato estructurado que el ERP del comprador puede reconocer automáticamente, sin necesidad de que el departamento de cuentas a pagar introduzca datos manualmente. Una factura digital es una factura que se puede ver y procesar digitalmente. 

Como decimos, la factura electrónica se crea en el sistema de facturación del vendedor, banca online o en un formulario web. A partir de ahí, el archivo de factura electrónica se puede descargar o enviar directamente al software del comprador. Esta factura-e se entrega a través de un operador de facturación electrónica. El operador se puede comparar con el sistema postal al enviar facturas en papel. Cada destinatario de factura electrónica también tiene su propia dirección de facturación electrónica.  

Mediante la facturación electrónica, se eliminan pasos innecesarios como la entrada y verificación manual de datos. Para que eso sea posible, la factura debe estar en un formato que el sistema del comprador pueda procesar. Los archivos de factura electrónica vienen como datos estructurados. Algunos formatos de uso común son XML y EDI. 

La facturación electrónica (factura-e) es la transmisión, recepción y procesamiento de documentos transaccionales digitales entre proveedores y compradores. Un verdadero método de facturación electrónica debe ser completamente electrónico de tal manera que los datos del proveedor puedan integrarse directamente en el sistema del comprador. 

En resumidas cuentas… 

Una factura-e es: 

  • Datos de factura estructurados en formatos como XML o EDI, creados en software de facturación. 
  • Datos de factura estructurados emitidos mediante formularios web.

Una factura-e NO es: 

  • Datos de factura no estructurados en formatos como PDF, Excel o Word. 
  •  Facturas en papel escaneadas.
  •  Documentos procesados con reconocimiento óptico de caracteres.

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