Archivado automático con Intelligent Filing de Extended ECM

Dentro de las últimas versiones de Extended ECM (antes conocido como Opentext Content Server), concretamente desde la versión 22.1, se ha incluido una funcionalidad algo desconocida entre los usuarios de la plataforma de gestión documental de OpenText denominada Intelligent Filing, la cual permite el archivado automático de documentos directamente en las subcarpetas de workspaces que se hayan configurado como destino.

Esta característica mejora la eficiencia y la precisión para clasificar y guardar documentación correctamente al tiempo que reduce el riesgo y los errores que consumen tiempo (y dinero) para navegar y localizar carpetas para archivar contenido.

Para poder utilizar esta funcionalidad al completo, se debe antes cumplir con los siguientes prerrequisitos que Opentext exige:

  • Adquirir una subscripción de Opentext Core Capture Services – Basic Services.
  • Instalar localmente el cliente OpenText Intelligent Filing Analysis Tool.
  • Configurar la carpeta destino del workspace, especificando al menos una categoría, una clasificación y un document type, dentro de Extended ECM.

Una vez se hayan completado estos prerrequisitos, el proceso de configuración de esta interesante funcionalidad tiene el siguiente checklist:

  • Conectar con Core Capture.
  • Crear la carpeta especial de Intelligent Filing (Intelligent Filing Folder).
  • Crear una Core Capture Rule asociada a la carpeta creada en el paso anterior.
  • Configurar Intelligent Filing Analysis Tool para obtener el perfil de Core Capture y añadirlo a la Core Capture Rule del paso anterior.
  • Habilitar widget de Intelligent Filing en la Smart view de Extended ECM.

¿Cómo funciona?

Al configurar el widget de Intelligent Filing en la Smart view (vista inteligente), los usuarios pueden dejar los documentos para que se vayan clasificando automáticamente. Este widget va a mostrar los siguientes estados:

  • Filed – Archivado. El documento se ha archivado correctamente. La columna ubicación del archivo mostrará la nueva ubicación del archivo.
  • Pending – Pendiente. Documento pendiente de archivar.
  • Failed – Fallo. El documento no puede ser archivado debido a:
    • Problemas de conectividad.
    • Problemas para encontrar la ubicación destino. Es posible que no se haya podido detectar la carpeta destino y por tanto sea necesario la intervención manual para archivar el documento.

También es posible añadir o arrastrar uno o varios documentos externos a una carpeta de archivo inteligente Intelligent Filing Folder configurada previamente. La vista Examinar o Navegación dentro de la carpeta de archivo inteligente enumera y lista todos los documentos en orden alfabético, por nombre, su estado de presentación y el destino del archivo de los documentos archivados correctamente. Puede buscar por nombre de documento o utilizar el panel Filtro para filtrar documentos, incluso por estado de archivado. También puede realizar acciones básicas en uno o más documentos en la vista de exploración de carpetas de Intelligent Filing Folder. Por ejemplo, puede enviar enlaces, renombrar, descargar, mover y eliminar documentos. Si falla el archivado automático, entonces se tendrá que archivar manualmente los documentos. Se puede seleccionar uno o varios documentos para archivarlos manualmente.

Se pueden establecer varios indicadores de tipo metadato (fuertes/principales y/o débiles/secundarios) los cuales permiten que el documento tenga una mayor precisión a la hora de ser clasificado automáticamente (mediante la generación del archivo Core Capture Metadata Export File) en la ubicación correspondiente.

Al utilizar el Intelligent Filing para archivar automáticamente, los problemas se registran en el informe de eventos del sistema. Los eventos pueden incluir fallos de archivado automático y fallos de exportación de metadatos.

En definitiva, esta funcionalidad poco conocida puede ser muy importante para automatizar procesos de clasificación masiva de documentación que deber ser archivada siguiendo unos metadatos y criterios específicos para que se organicen dentro de workspaces aumentando la productividad y reduciendo significativamente el porcentaje de error.

Además, puede servir como una primera aproximación a las funcionalidades de Core Capture con machine learning. La herramienta Intelligent Filing Analysis Tool genera estos modelos de aprendizaje automático a partir de los datos suministrados por Extended ECM y crea un perfil en tiempo de ejecución para Intelligent Filing Service. Permite probar y mejorar los modelos generados para lograr un alto porcentaje de aciertos de Intelligent Filing en tiempo de ejecución.

Si quieres saber más acerca de estas y otras funcionalidades interesantes de Extended ECM, no dudes en contactar con nosotros y con nuestro equipo experto en ECM, que estarán encantados de ayudarte.

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