Referencia larga en SAP para los reportes al SII

En el post de hoy vamos a hablar de un problema que suelen encontrar las empresas en España en los reportes al SII.

Pero, ¿qué es el SII?

El acrónimo de SII se corresponde con Suministro de Información Inmediata, y es el sistema mediante el cual se llevan los libros de registro de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) de manera casi instantánea a través de la Sede Electrónica de la AEAT de los registros de facturación, siendo imprescindible para la devolución mensual del IVA.

Entre los motivos para su implantación están el control tributario y la asistencia al contribuyente, debiéndose de facilitar datos como la fecha de la factura, razón social, NIF del destinatario o referencia de la factura.

En esta otra entrada, te contamos por qué SAP es una solución óptima para enviar información al SII.

¿Qué información hay que facilitar al SII?

Nos vamos a centrar en la información que hay que facilitar al SII sobre el campo referencia de la factura, debido a que es bastante común que los clientes nos indiquen alguna necesidad, concretamente el problema con la “referencia larga” del número de factura.

Los reportes que se envían al SII deben de llevar la referencia completa del número de factura que envía el proveedor. Esto actualmente supone un problema, debido a que la limitación de caracteres que existe en SAP de forma estándar para el campo Referencia es de 16, por lo que todas aquellas facturas que entren con una referencia superior a los 16 caracteres no podrán ser informadas correctamente al SII, ya que se enviarían con un número de referencia incompleto.

Soluciones propuestas desde SAP

Desde SAP se han hecho eco de este nuevo requisito legal que proviene desde España, indicando cómo puede solventarse el problema al contabilizarse desde las transacciones estándar MIRO y/o FB60.

Las soluciones propuestas son las siguientes:

  1. Utilizando otro campo en donde muestre la combinación del campo Referencia de SAP más otro campo donde se almacenen el resto de los caracteres que no entren por longitud en el campo Referencia, o viceversa.
  2. Utilizando otro campo diferente al campo Referencia de SAP que permita guardar todos los caracteres de la referencia de la factura.

 Aquí la nota oficial con la solución propuesta por parte de SAP.

Soluciones propuestas por OpenText

Por otro lado, para los clientes que utilizan VIM, el fabricante OpenText, basándose en la solución ofrecida por el estándar de SAP también ofrece diversas soluciones para el problema de la referencia larga:

  1. Realizar un split automático sobre la referencia que llega en la factura (en caso fuese mayor de 16 caracteres), guardando la información en los campos Referencia y Texto de cabecera de documento, donde el prefijo iría al campo Referencia y el resto de la secuencia de números al Texto de cabecera. El resultado sería visible en un tercer campo denominado “Referencia larga”.  
  2. Realizar un split automático sobre la referencia que llega en la factura (en caso fuese mayor de 16 caracteres), guardando la información en los campos Texto de cabecera de documento y Referencia, donde el prefijo iría al campo Texto de cabecera y el resto de la secuencia de números al campo Referencia. El resultado es visible en el campo “Referencia larga”. 

En el ejemplo que ponemos a continuación se ha aplicado la solución 2 de Opentext, con el prefijo en el campo Texto de cabecera y el resto de la secuencia de números en el campo Referencia.

En el ejemplo que ponemos a continuación se ha aplicado la solución 2 de Opentext, con el prefijo en el campo Texto de cabecera y el resto de la secuencia de números en el campo Referencia.

El resultado obtenido para la Referencia larga aparece en el campo “Long Reference”:

Soluciones a medida

Desde Brait, como expertos en la solución VIM, hemos realizado soluciones a medida para resolver el problema y mejorar la solución ofrecida desde OpenText cuando el estándar no cubre todos los requerimientos.

En ocasiones, por ejemplo, los usuarios necesitan modificar el valor del campo “Referencia larga” debido a que por alguna razón no se ha rellenado correctamente. Estas modificaciones no se pueden realizar con el estándar de OpenText, ya que no modifican los valores de los campos Referencia y Texto de cabecera del documento.

Con nuestra solución, cuando se realiza una modificación del campo “Referencia larga”, automáticamente y en tiempo real, se realiza un split de los caracteres y se refrescan los valores de los campos Texto de cabecera y Cabecera. De esta manera nos aseguramos de que estos campos tengan siempre los valores correctos en las tablas, y por tanto se pueda enviar la referencia correcta en el reporte al SII.

Si estas buscando una solución para resolver el problema de la referencia larga en VIM, desde Brait estaremos encantados de ayudarte, no dudes en contactarnos.

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